Когда в организации появляется новая должностная инструкция или меняется одна из существующих, об этом следует оповестить сотрудников. Опубликуйте ее, чтобы каждый работник получил уведомление и ознакомился с документом. Для этого в разделе «Документы/Инструкции» кликните .
- Нажмите в списке документов или в инструкции.
- На вкладке «Сотрудники» укажите, кто должен ознакомиться с инструкцией — нажмите «Изменить» и задайте ограничение по сотрудникам или должностям.
Публиковать инструкции можно для должностей по всей организации или конкретного подразделения. Например, для менеджеров московского филиала. Для этого последовательно выберите отделы и отметьте должности.
- Выберите, должны ли сотрудники подписывать инструкцию:
- «Требуется подпись» — укажите срок, отведенный на подписание документа. За день до его окончания сотрудник получит повторное уведомление. Если он не поставит подпись вовремя, СБИС каждый день будет присылать напоминания. По умолчанию срок не ограничен. Подписать инструкцию можно любым видом ЭП.
- «Не требуется подпись» — если у сотрудников нет ЭП или инструкция рекомендательного характера. Такой документ не имеет юридической силы.
Нажмите «Опубликовать». Инструкция сразу будет отправлена выбранным сотрудникам. Если документ не опубликован, он сохранится в разделе «Документы/Инструкции». Увидеть его смогут только сотрудники, у которых есть доступ к этому разделу.
Инструкции, опубликованные для подразделения или должности, автоматически доступны новым сотрудникам, принятым в это подразделение или на эту должность.
Изменить список получателей
Если в организации появились новые сотрудники или отделы, вы можете добавить их в список получателей.
- В разделе «Документы/Инструкции» или в документе кликните .
- Нажмите «Изменить» и отредактируйте настройки публикации: добавьте новый отдел, должность или отдельных сотрудников, которым будет доступна инструкция.
- Нажмите «Опубликовать». Документ будет отправлен сотрудникам, добавленным в адресацию.
Если инструкция ранее была подписана, значок не пропадет, даже если сотрудник был удален из адресации.