Всем привет, меня зовут Саша Комбаров, я CEO в веб-студии. Мы создали бота, который делится регламентами, которые полезны и агентской, и клиентской стороне. Сегодня расскажем про ежедневное планирование.
Календарь помогает не промотать звонок, не забыть выполнить задачу, поставить задачу другому исполнителю.
Ведение календаря при работе в команде – мастхэв. Каждый участник может поставить встречу в свободный слот, закинуть задачу с описанием, ознакомиться с задачами, которые вы выполняли. Запланировать долгосрочные задачи.
Для того, чтобы ведение календаря повышало эффективность сотрудников, а не вызывало боль, мы составили регламент. Ссылка на него в конце материала.
Ежедневное планирование
Рабочее время планируется самостоятельно в Google Calendar.
Утром до стендапа необходимо запланировать задачи на день в календарь. Поставь в календарь регулярную задачу для этого;
Планирование не должно занимать больше 10-15 минут.
Расставляй задачи так, как планируешь их делать. Делай по порядку (по возможности), старайся не перепрыгивать с задачи на задачу. При одинаковых приоритетах выше ставь более сложные и объемные задачи — в конце дня морально сложней браться за сложные задачи;
Те задачи, которые не планируешь делать в текущий день, переноси на следующие дни. Не теряй их;
Задачи на день ставятся блоками с указанием в квадратных скобках времени, которое займет задача — [1h30m]. Чтобы максимально точно оценить время, которое нужно на задачу — декомпозируй;
Если задача занимает больше 10 минут и требует действий, а не ответа на вопрос, ее нужно ставить в календарь;
Если задача успешно выполнена, то она красится зеленым. Если по задаче что-то делалось, но она не доделана, она красится желтым. Если задача не была сделана, она красится красным и дублируется на время во время следующего планирования.
Если задача занимает несколько рабочих дней, то нужно ее разбить на подзадачи. Например: нужно создать прототип, это займет 36 часов. Разбей задачу на отдельные подзадачи по каждой странице/блоку и планируй в календаре отдельными задачами: «[2h] Проект — Прототип. Страница "Помощи"»
Необходимо планировать 7 часов своего рабочего времени, так как могут появятся срочные или незапланированные задачи — например, помочь команде, ответить на вопрос и т.д.;
Обязательно ставь задачу «Обед», чтобы понятно было, когда ты собираешься на обед.
В описание задачи добавляется ссылка на задачу в Kaiten, ссылки на документы, относящиеся к задаче, чтобы тебе или исполнителю было проще и быстрее ее решить. Или менеджеру понять суть задачи;
Все контрольные точки, напоминания, письма планируй в календарь на будущие дни — не стоит рассчитывать на память, а потерянная задача может стоит дорого. Просто записывай задачи с постановкой, добавляй материалы, не планируя, в какое именно время дня ты будешь выполнять задачу — сделаешь это на ежедневном планировании;
Если задача заняла больше времени, чем планировалось, оставляй в скобках время, которое ты на нее планировал и растягивай в календаре так, чтобы показать, сколько реально времени она у тебя заняла. Так ты будешь видеть, где ошибся в оценке, и сможешь в следующий раз оценить задачу точнее;
Задачи по одному проекту должны группироваться, чтобы не было частых переключений на разные проекты — из-за этого мозг дольше и сложнее соображает;
Если задача касается определенного проекта, после времени пишется название этого проекта;
Если задач не хватает на день, то закидывай задачи по изучению нового материала или сообщи куратору.
Виды задач, которые нужно ставить в календарь
Крупные задачи — провести тестирование, составить смету и КП, написать статью.
Средние задачи — провести стендап с командой, обработать новые задачи от клиента и перенести в доску.
Мелкие задачи — ответить на письмо (если не делаешь это сразу и быстро), проверить, пришла ли оплата.
Регулярные задачи в течение дня — например, несколько раз позвонить клиенту, который долго отвечает, чтобы узнать подробности по задаче — ставь в верх календаря. Время не нужно указывать, т.к. ты будешь возвращаться к этой задаче несколько раз, и неясно, сколько она у тебя займет.
Общие задачи и постановка задач исполнителям
Если задача общая (требует участия нескольких людей), то добавляй в «гости» к задаче все остальных по корпоративной почте. Найти адреса все исполнителей можно в этой таблице. После этого у всех задача продублируется в их календарях в это же время. При редактировании основной задачи, она также будет обновлена у остальных.
Если необходимо поставить задачу другому исполнителю, то выбираем его из списка.
В задачу другим исполнителя точно так же пишем время на выполнение этой задачи. Если не знаешь, сколько займет, то получил оценку у исполнителя.
В задачу тоже закидываем ссылку на Kaiten с постановкой задачи.
Задачу другим исполнителям ставим минимум на следующий день. На текущий не закидываем. Учись планировать необходимые ресурсы заранее.
Возможные причины частого невыполнения плана
Нереалистичные оценки. Важно проанализировать, какие задачи отнимали времени больше запланированного. Вспомнить, почему они заняли больше времени, какая возникла проблема, что не было учтено. Системная ли проблема. Можно ли с этим что-то сделать. Сильно большие задачи (больше 4ч) необходимо декомпозировать. Оценивать необходимо объективно исходя из своих возможностей. Кто-то быстро в уме складывает, кто-то пишет, а кто-то анализирует большие объемы данных. Написать ТЗ на 20 листов за день не каждый сможет. Но если оценки двух компетентных специалистов отличаются в 2-3 и более раз, то необходимо разбирать постановку и процесс выполнения будущей задачи — вероятно, понимание задачи у специалистов разное;
Частые переключения. Давно доказано, что переключение на другую задачу даже на 1 минуту или просто ответить в мессенджере отнимает не менее 10-15 минут продуктивного времени. Отлично помогает метод помидора и его производные. Проверить почту или мессенджеры можно между задачами, а на рабочий цикл при выполнении задачи включать режим «Не беспокоить». Кому очень надо - тот подойдет.При прочих равных лучше закрыть одну задачу целиком, чем получить на следующий день две выполненные наполовину. Принцип Парето здесь не работает;
Незапланированные задачи. Важно понимать, что большая часть прилетающих задач в течение дня — менее приоритетны, чем выполнение дневного плана. Новая задача – это срочная и важная, чтобы сделать сегодня (см. матрицу Эйзенхауэра)? Ее можно делегировать? Если задача не терпит переноса на завтра, то вполне вероятно на нее можно переключиться между другими задачами либо вечером, а не прямо сейчас;
Переутомление. Попытка сделать все и сразу часто приводит к общей усталости и низкой эффективности. Симптомами могут быть: неосознанные переключения, слабая концентрация, проблематично въехать в предметную область. Причиной может быть: частые задержки по вечерам, отсутствие отдыхов в течение дня, постоянная сверхвысокая нагрузка.
Помним, что невыполненный план оказывает негативное влияние на самооценку и впечатление от проделанной работы в течение дня. К тому же невыполненные задачи имеют свойство лавинообразно накапливаться.
Полезная литература по планированию:
«Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен.
«Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль», Дэн Кеннеди.
«Максимальная концентрация. Как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления», Люси Джо Палладино.
Этот и другие регламенты уже доступны в Телеграм-боте. Напишите ему и он пришлет документы!
