Initiatieven volgen en middelen beheren

Projectmanagers en leidinggevenden moeten gemakkelijk toegang hebben tot de rapporten, statusupdates en het middelenbeheerplan van het team. Zo kunnen ze ervoor zorgen dat het werk op schema blijft en geïnformeerde planningsbeslissingen nemen. Ze kunnen vertrouwen op realtime portfolio's met inzichten van dashboard en werkbelasting en vinden al deze informatie op één plek.

Portfolio's gebruiken

Portfolio's zijn de beste manier om meerdere projecten op één plek te organiseren en te monitoren, en erover te rapporteren. Ze helpen u vragen te beantwoorden zoals:

• Welke projecten lopen risico of zijn op schema en waarom?
• Wanneer beginnen projecten of zijn ze af?
• Hoe is het werk verdeeld over teamgenoten en/of projecten?
• Wat zijn de topprioriteiten voor mijn team?
• Waar moet ik mijn aandacht het meest op richten?

Net als projecten bieden portfolio's meerdere verschillende weergaven (hieronder opgesomd), zodat je verschillende inzichten kunt winnen over de projecten in de portfolio.

• Projecten - De belangrijkste weergave voor een update in één oogopslag van de verschillende projecten. Je kunt deze weergave sorteren en ordenen.
• Tijdlijn - Sleep en zet projecten neer om jaar-, kwartaal- of maandplannen en planningen te maken.
• Voortgang - Post statusupdates om alle inspanningen die bijdragen aan uw initiatief samen te vatten.
• Werkbelasting- Monitor de bandbreedte van het team en voer aanpassingen uit met slepen en neerzetten, gebaseerd op werk dat u de teamleden al hebt toegewezen in uw verschillende portfolioprojecten.

Voorbeelden van het gebruik van portfolio's

Portfolio's zijn ideaal voor projectmanagers en teamleiders, maar iedereen kan ze gebruiken, op een verscheidenheid aan manieren. Hier zijn een aantal voorbeelden om u te helpen aan de slag te gaan:

Rol	Voorbeeld
Productmanagers	Houd productlanceringen bij, of meet voor elke lancering de bandbreedte van de productmanager of beantwoord de vraag of er wel voldoende technici voorhanden zijn.
Leidinggevenden/leiders	Monitor topprojecten op hun pad naar het bereiken van de team- of bedrijfs-OKR's en exporteer png's van de voortgang om te gebruiken in presentaties
Managers en Agile Scrum masters	Houd sprintwerk bij in één portfolio en gebruik Werkbelasting om de toewijzingen in evenwicht te brengen en Agile-werkpunten in te stellen.
Evementplanners	Beheer meerdere evenementen, bekijk ze op een tijdlijn en gebruik tegelijkertijd Dashboards om de mijlpalen met de hoogste prioriteit in de gaten te houden
Creatieve regisseurs of producers	Krijg inzicht in verschillende belangrijke projecten en gebruik Dashboard om over de voortgang te rapporteren aan functieoverschrijdende partners, of om voor meer middelen te pleiten
Campagnemanagers	Houd actieve campagnes bij en beheer de bandbreedte van uw team in alle onderdelen van de campagne met Werkbelasting
Klantsuccesmanagers	Bewaar actieve klantaccounts op één plek en meet hun gezondheid met statusupdates
IT-manager	Bekijk alle geïmplementeerde software of software waarvan de aanschaf wordt overwogen en geef implementatieplanningen weer in Tijdlijn

Wilt u een sjabloon voor een van de bovenstaande projecten? Bekijk dan onze sjablonengalerij en ga met een paar klikken aan de slag.

Tips voor het beheren van projecten en middelen met portfolio's en werkbelasting

• Ziet de statusupdate van een project er achterhaald uit? Klik op de knop Update aanvragen en de eigenaar wordt een taak toegewezen om de projectstatus bij te werken.
• Lijkt het erop dat uw teamgenoten teveel werk hebben? U kunt taken slepen en neerzetten om de taken opnieuw toe te wijzen of opnieuw te plannen, of u kunt op een taak reageren om eerst navraag te doen bij de verantwoordelijke. Stel de taakinzet in voor elk project in uw portfolio zodat u beter kunt meten hoeveel tijd of inspanning er is besteed aan elke taak.
• Krijg beter inzicht in de details die u nodig hebt door ze te sorteren. Sorteer uw portfolio op aangepaste velden om ervoor te zorgen dat de prioriteiten op schema blijven of groepeer soortgelijke projecten. Werkbelasting wordt automatisch gesorteerd op verantwoordelijke.
• Deel de portfoliolink of voeg leden toe aan uw portfolio zodat anderen de voortgang kunnen zien.

Het is geen geheim - Asana biedt gratis proefperiodes van 30 dagen. Begin die van jou vandaag nog. Probeer het gratis