Projectstatusupdates en rapporten
Het wordt al snel stresserend en tijdrovend als u te vaak om projectupdates wordt gevraagd. Met de [Overzicht]-(/guide/help/projects/project-overview) en Dashboard-weergaven van Asana beschikt u over een gegevensgestuurde benadering voor het interpreteren van projectinzichten en een one-stop-shop om deze updates samen te stellen, te delen en te automatiseren.
Hoe werken de Overzicht- en Dashboard-weergaven?
Overzicht en Dashboard zijn projectweergaven in Asana (u kunt dus op elk moment tussen beide weergaven wisselen).
Gebruik Overzicht om de status van een project te kennen en ermee aan de slag te gaan. Overzicht is ook de plek waar u een verzameling statusupdates en activiteiten van een project kunt schetsen, delen en bekijken.
Sleep Hoogtepunten naar uw updates om grafieken of mijlpalen te delen. Asana bewaart uw statusupdatesjabloon als u elke keer dezelfde indeling wilt gebruiken.
Geïnteresseerd in het rapporteren van meerdere projecten tegelijk? Lees dan ons artikel over beste praktijken voor portfolio's.
Dashboard biedt u een set aanpasbare grafieken gevuld met uw projectgegevens. Deze grafieken tonen de voortgang van een taak op voltooiing, verantwoordelijke, vervaldatum en meer. De grafieken helpen u belangrijke vragen te beantwoorden zodat u niet alleen sneller strategische beslissingen kunt nemen, maar de gegevens ook kunt gebruiken om beslissingen te ondersteunen en te communiceren.
Voorbeelden van rapporten in Asana
Niets in Asana werkt geïsoleerd. Hier vindt u een aantal voorbeelden van rapportvragen, en hoe u deze kunt beantwoorden en binnen al uw werk actie kunt ondernemen.
| Beginvraag | Wat kunt u controleren op de Dashboardweergave? | Hoe kunt u inzichten omzetten in actie? |
|---|---|---|
| Zijn we op schema om onze prioriteiten te voltooien? | Taken op voltooiingsdatum of aangepast veld Prioriteit | Neem contact op met de verantwoordelijken voor de taak door op de taak te reageren en markeer alles wat risico loopt in uw voortgangsupdate. |
| Waar lopen we achter? | Niet voltooide taken per sectie | Gebruik Tijdlijn om meerdere deadlines te verschuiven en te begrijpen wat de impact van de verschuiving is. Deel vervolgens de nieuwe planning in een voortgangsupdate. |
| Heeft er iemand teveel werk? | Niet voltooide taken per verantwoordelijke | Gebruik [tijdlijn]-(/guide/help/premium/timeline) of lijstweergave om werk te verplaatsen binnen dat ene project. (Gebruik in een portfolio werkbelasting om voor meerdere projecten wijzigingen aan te brengen aan de bandbreedte.) |
| Hoe houden we schattingen versus werkelijke waarden bij? | Zorg dat u numerieke aangepaste velden in het project heeft en controleer vervolgens de totalen op uw dashboard | Lijkt het erop dat u het budget overschrijdt? Gebruik uw projectgegevens om voor meer middelen te pleiten. |
Een geweldige statusupdate opstellen
- Stel de projectdeadline in (als er een is) zodat deze wordt getoond in uw voortgangsgrafiek en uw definitieve deadline duidelijk is voor iedereen.
- Stel projectmijlpalen in om belangrijke projectdoelen en kritieke werkonderdelen aan te geven die moeten worden voltooid om door te kunnen gaan en/of het project af te maken.
- Werk regelmatig de projectstatus bij. Selecteer een kleur (groen, geel, rood) om aan te geven of een project 'op schema' is 'risico loopt' of 'niet op schema' is.
- Gebruik de statusbouwer en hoogtepunten om snel details in uw update te slepen die zijn gebaseerd op de gegevens die zich al in Asana bevinden.
- Gebruik @vermelden om uw teamgenoten te waarderen en naar werk in Asana te verwijzen. U kunt bijvoorbeeld een taak @vermelden wanneer de definitieve ontwerpen zijn bijgevoegd en als ze deze ter referentie willen bekijken.
- Projectleden krijgen een inboxmelding wanneer iemand een nieuwe statusupdate post, en uw portfolio wordt in realtime bijgewerkt zodat iedereen op de hoogte blijft.
U kunt nu een overtuigend, visueel verhaal vertellen met de informatie waarover u al beschikt in Asana en zo uw belanghebbenden de duidelijke updates geven die ze nodig hebben.
