Regelintegraties

Overzicht

Regels vormen een belangrijk deel van veel workflows en hetzelfde geldt voor integraties. Je kunt nu een regel gebruiken om de favoriete tools van je team te integreren in je werk in Asana en de regels automatisch het zware werk laten doen. Je kunt specifieke triggers instellen in je Asana-projecten en erop vertrouwen dat regels je workflow automatiseren wanneer aan de door jou gekozen criteria wordt voldaan.

Met een Slack + Asana-regelintegratie kun je bijvoorbeeld een bericht naar een teamgenoot in Slack sturen en als trigger de voltooiing van een taak gebruiken.

Een regel maken

Hieronder staat een voorbeeld van hoe je in je Asana-project een regel maakt door een trigger, een actie en een regelnaam te selecteren.

Voor meer informatie over regels en hoe je ze kunt gebruiken om je dagelijkse werk te automatiseren, ga je naar ons artikel regelshandleiding.

Gmail

Gebruik regels om een e-mail van je Gmail-account naar de door jou gekozen ontvanger te sturen wanneer aan bepaalde parameters is voldaan - allemaal vooraf door jou bepaald. Kies uit vele triggers, zoals wanneer een taak niet meer geblokkeerd is of een vervaldatum nadert, en laat regels automatisch een e-mail sturen met een aangepast bericht.

Configuratiestappen

1. Klik in je project op Aanpassen in de rechterbovenhoek en selecteer Regel toevoegen uit de lijst
2. Kies in Regel toevoegen een trigger zoals Goedkeuring voltooid.
3. Op het tabblad Acties kies je E-mail versturen.
4. Vul in het veld Aan het e-mailadres van de ontvanger in.
5. Voer een Antwoord aan e-mailadres in
6. Voer in het veld Onderwerp de onderwerpregel van de e-mail in.
7. Schrijf de inhoud van de e-mail in het veld Schrijf een bericht

In dit voorbeeld, wanneer de taak is goedgekeurd, wordt de regel geactiveerd en wordt de actie ondernomen; er wordt een e-mail verzonden vanaf je e-mailadres en je staat automatisch Bcc in de e-mail. De taaklink zal ook in de e-mail worden opgenomen.

Twilio

Om naadloos met je klanten of medewerkers te communiceren, vertrouw je op regels om via Twilio een sms te versturen, op basis van triggers en combinaties die je vooraf kunt instellen.

Configuratiestappen

1. Klik in je project op Aanpassen in de rechterbovenhoek en selecteer Regel toevoegen uit de lijst
2. Selecteer in Regel toevoegen een trigger zoals de aangepaste veldwaarde Urgentie die wordt veranderd in Hoog.
3. Op het tabblad Acties kies je Sms versturen.
4. Selecteer Verbinden met Twilio. Je wordt gevraagd je Twilio-account SID en Auth-token op te geven. Je kunt dit vinden door in te loggen op je Twilio-account en Account te selecteren; je token staat dan onder Auth tokens.
5. Na het verbinden van je account voer je je Twilio-telefoonnummer in
6. Voer het telefoonnummer van de ontvanger in het veld Verstuur naar in.
7. Schrijf de inhoud van het bericht in het veld Schrijf een bericht

In dit voorbeeld wordt, wanneer de aangepaste veldwaarde Urgentie is ingesteld op Hoog, de regel geactiveerd en de actie uitgevoerd; er wordt een sms-bericht gestuurd naar de gekozen ontvanger.

PagerDuty

Vertrouw op regels om je incident response-team via PagerDuty op de hoogte te stellen wanneer een taak aandacht nodig heeft. Door je gekozen triggers kan Asana integreren met PagerDuty en automatisch incidenten aanmaken met context van de taak, ongeacht het tijdstip van de dag of nacht.

Configuratiestappen

1. Klik in je project op Aanpassen in de rechterbovenhoek en selecteer Regel toevoegen uit de lijst
2. Selecteer in Regel toevoegen een trigger zoals de aangepaste veldwaarde Urgentie die wordt veranderd in Hoog.
3. Op het tabblad Acties kies je Incident aanmaken
4. Voer in het veld Titel een titel voor het incident in
5. Kies een dienst uit het veld Dienst
6. Selecteer de urgentie in het veld Urgentie
7. Voer een Beschrijving van het incident in.

In dit voorbeeld, wanneer de aangepaste veldwaarde Urgentie is ingesteld op Hoog, wordt de regel getriggerd en de actie ondernomen; een Pagerduty-incident wordt aangemaakt. De e-mail van de maker van de taak en de taaklink worden automatisch gedeeld in de beschrijving van het incident.

Google Agenda

Met Asana Regels gaan teams van het handmatig inplannen van vergaderingen naar het automatisch aanmaken van een vergadering met projectmedewerkers zodra een taak een bepaalde fase bereikt. Teams kunnen deze regel bijvoorbeeld gebruiken om automatisch een evenement aan te maken in een teamagenda wanneer een taak is verplaatst naar de sectie 'Gepland'. Teams kunnen dit ook gebruiken voor scenario's met terugkerende taken: je kunt een terugkerende taak 'Stuur agenda voor vergadering', welke een evenementuitnodiging stuurt zodra de taak voltooid is.

Configuratiestappen

1. Navigeer naar het specifieke Asana-project waaraan je een regels-integratie wilt toevoegen.
2. Klik Aanpassene in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
3. Selecteer Google Agenda in de linkerkolom
4. Selecteer ofwel een vooraf ingestelde regel, of klik op Aangepaste regel maken
5. Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om te beginnen
6. Verifieer door te klikken op Verbinden met Google Agenda
7. Log in met je Google-account en klik op Toestaan
8. Vul de velden voor het Google Agenda-evenement in
9. Nodig eventueel taakmedewerkers uit als evenementgasten

Dropbox (binnenkort beschikbaar)

Met Asana Regels kunnen teams automatisch taakbijlagen uploaden naar een specifieke Dropbox-map, zodat deze kunnen worden gedeeld en opgeslagen en de samenwerking wordt gestroomlijnd. Teams kunnen overstappen van het handmatig transfereren van bestanden naar het kiezen van triggers die automatisch en veilig taakbijlagen uploaden naar Dropbox voor eenvoudige referentie.

Teams kunnen Asana bijvoorbeeld gebruiken om aan de goedkeuring van middelen te werken en na goedkeuring de taakbijlage automatisch up te loaden naar een gespecificeerde Dropbox-map. Zo zorgen ze ervoor dat de definitieve middelen naar de juiste locatie worden geüpload.

Houd rekening met het volgende wanneer je deze integratie gebruikt:

• Regels die taken met meer dan 10 bijlagen triggeren, zullen alleen de 10 meest recente bijlagen uploaden.
• Uploads van bestanden waarbij het bestand dezelfde naam heeft als een bestaand bestand in de gekoppelde Dropbox-map wordt automatisch hernoemd en succesvol geüpload.

Configuratiestappen

1. Navigeer naar het specifieke Asana-project waaraan je een regels-integratie wilt toevoegen.
2. Klik Aanpassene in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
3. Selecteer Dropbox uit de linkerkolom
4. Je kunt een vooraf ingestelde regel selecteren, of klikken op Aangepaste regel maken
5. Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om te beginnen
6. Verifieer door te klikken op Verbinden met Dropbox en de stappen te volgen
7. Voeg de URL van de Dropbox-map toe die je vindt in de web-app

Box

Gebruik Asana Regels om het proces voor het uploaden van inhoud naar Box te automatiseren wanneer bepaalde acties gebeuren in Asana. Teams kunnen tijd besparen door triggers in te stellen die automatisch bijlagen overdragen van je Asana-taken naar Box.

Ontwerpteams die werken aan producten, kunnen bijvoorbeeld een regel maken om de bijlage naar Box te uploaden zodra de taak verplaatst wordt naar de sectie 'Volledig goedgekeurde producten'.

Houd rekening met het volgende wanneer je deze integratie gebruikt:

• Regels die taken met meer dan 10 bijlagen triggeren, zullen alleen de 10 meest recente bijlagen uploaden.
• Pogingen om bestanden te uploaden met dezelfde naam als een bestaand bestand in de Box-map zorgt voor een fout in de regel. Om deze fout te corrigeren, hernoem je het bestaande bestand, bewerk en bewaar je de regel, en trigger je de upload-actie nogmaals.

Configuratiestappen

1. Navigeer naar het specifieke Asana-project waaraan je een regels-integratie wilt toevoegen.
2. Klik Aanpassene in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
3. Selecteer Box in de linkerkolom
4. Je kunt een vooraf ingestelde regel selecteren, of klikken op Aangepaste regel maken
5. Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om te beginnen
6. Verifieer door te klikken op Verbinden met Box en de stappen te volgen
7. Voeg de URL van de Box-map toe die je vindt in de web-app

Microsoft OneDrive

Met Asana Regels kunnen teams automatisch taakbijlagen uploaden naar een specifieke OneDrive-map zodat ze deze kunnen delen en opslaan en de samenwerking kunnen stroomlijnen en tegelijkertijd het handmatige werk verminderen.

Teams kunnen Asana bijvoorbeeld gebruiken om aan de goedkeuring van middelen te werken en na goedkeuring de taakbijlage automatisch up te loaden naar een gespecificeerde OneDrive-map. Zo zorgen ze ervoor dat de definitieve middelen naar de juiste locatie worden geüpload.

Let op: deze integratie werkt met OneDrive, niet met Sharepoint.

Houd rekening met het volgende wanneer je deze integratie gebruikt:

• Regels die taken met meer dan 10 bijlagen triggeren, zullen alleen de 10 meest recente bijlagen uploaden.
• Als je bestanden uploadt wanneer er een bestaand bestand is met dezelfde naam in de OneDrive-map zal je het bestaande bestand vervangen. Indien dit niet de bedoeling is, verzeker dan dat bestanden verschillende namen hebben.

Configuratiestappen

1. Navigeer naar het specifieke Asana-project waar je de integratie aan wilt toevoegen.
2. Klik Aanpassene in de rechterbovenhoek, navigeer naar Regels en selecteer + Regel toevoegen
3. Selecteer OneDrive uit de linkerkolom
4. Je kunt een vooraf ingestelde regel selecteren, of klikken op Aangepaste regel maken
5. Indien je een aangepaste regel maakt, voeg dan een naam toe en kies een trigger en actie om te beginnen
6. Verifieer door te klikken op Verbinden met OneDrive en de stappen te volgen
7. Voeg de URL die je vindt in de web-app en het pad van de OneDrive-map toe. Het pad is te vinden in Meer details in het paneel Informatie van de OneDrive-map. Mijn bestanden moet worden uitgesloten van het pad.