Zorg voor evenwicht tussen transparantie en privacy

Bij Asana geloven we in het belang van transparantie, zowel binnen ons bedrijf als binnen ons product. Transparantie moedigt meer verantwoording aan, zowel persoonlijk als als team en voorkomt informatiesilo's.

Het besef dat uw werk openbaar toegankelijk is geeft u vanzelf een groter verantwoordelijkheidsgevoel ten opzichte van uw team. Wanneer u kunt zien hoe uw werk past in de doelstellingen van uw team en de algemene bedrijfsdoelen, voelt u zich gesterkt. Dit is het tegenovergestelde van micromanagement. Dit is de reden dat Asana-projecten standaard openbaar zijn en ze door iedereen in het team kunnen worden bekeken.

Transparantie en verantwoording

Om uw teams te helpen identificeren wie verantwoordelijk is voor welk werk, heeft elke taak slechts één verantwoordelijke. Door voor elke taak één direct verantwoordelijke (directly responsible individual, DRI) toe te wijzen, elimineren teams miscommunicatie of gemiste deadlines die het gevolg zijn van het feit dat iemand eenvoudigweg niet wist wie verantwoordelijk was of wanneer het werk af moest zijn.

Wanneer teams helderheid hebben over de verantwoordelijkheid, is iedereen in staat om bij te dragen aan het succes van een project.

Openbaar versus privé

U kunt Asana gebruiken om al uw werk bij te houden, maar bepaald werk kan gevoeliger zijn dan ander werk. Werk in Asana is standaard openbaar voor uw organisatie, maar u kunt privéprojecten maken om de informatie te beperken tot degenen die ze moet zien.

Om een privéproject voor u en uw teamgenoten te kunnen maken, dient u een Asana Premium gebruiker te zijn.

Ontdek werk in Asana

Door werk openbaar te maken in Asana, kunnen teams zien wat er op het ogenblik gebeurt en voor meer informatie en context terugkijken op werk dat al voltooid is. Over het algemeen raden we aan werk openbaar te houden zodat iedereen het kan vinden en er toegang toe heeft. Werk in Asana laat zich gemakkelijk vinden met een eenvoudige zoekopdracht.

Als u specifiekere zoekcriteria heeft, kunt u gebruikmaken van Geavanceerd zoeken. Daarmee haalt u lijsten binnen met taken die voldoen aan specifieke criteria zoals verantwoordelijke, vervaldatum, volgers, voltooiing, en meer.

Met Geavanceerd zoeken kunt u zien waar andere mensen in uw team aan werken (en wanneer), en kunt u zelfs rapporten maken om te garanderen dat het werk op schema ligt.

Manieren om Geavanceerd zoeken te gebruiken:

• Bekijk al de taken waar een direct ondergeschikte of een teamgenoot aan werkt, of wat hij of zij al voltooid heeft, door te zoeken op een verantwoordelijke en een tijdsbestek voor de vervaldatum.
• Bekijk waar een direct ondergeschikte prioriteit aan heeft gegeven door te zoeken op taken met de markering Vandaag, Aankomend of Later.
• Identificeer projecten en taken waarvan de deadline zou kunnen worden gemist (dat wil zeggen, alles wat voor het eind van de week af zou moeten zijn).
• Stel vast of u bij iemand navraag moet doen door te zoeken op onvoltooide taken die u aan anderen heeft toegewezen.
• Zoek naar alle taken met een custom fieldcustom field met de markering "hoge prioriteit" om er zeker van te zijn dat deze zijn toegewezen en voor de vervaldatum zullen zijn voltooid.

Werk privé maken

Natuurlijk is er bepaalde informatie die zorgvuldig behandeld moet worden. U kunt een verborgen team of een privéproject maken voor deze informatie. Voorbeelden zijn financiële teams met financiële gegevens die privé zijn, juridische teams belast met het beschermen van gevoelige informatie, of managers die feedback geven voor werknemersevaluaties een-op-een-vergaderingen.

Een project privé maken

1. Klik op de + knop bovenaan het project
2. Selecteer Privé maken

Alleen reageren-projecten

Of een project nu openbaar of privé is, u wilt er misschien gewoon zeker van zijn dat het project niet gewijzigd kan worden zodra het is gemaakt. U kunt het project instellen als [alleen reageren] (/guide/help/permissions/user-permissions), waarmee u alleen bepaalde projectleden bewerkingstoegang kunt geven. Alle andere leden kunnen alleen reageren op taken en werken aan de taken die aan hen zijn toegewezen. U kunt de toegangsinstellingen van elke persoon per geval wijzigen.

Asana optimaal gebruiken kan betekenen dat u een transparantieniveau omarmt waar sommige teams niet aan gewend zijn. We geloven echter dat om echt resultaten te bereiken, werk in het openbaar moet worden uitgevoerd. Wanneer teams weten wie verantwoordelijk is en collectief instemmen met de doelen en prioriteiten van hun team, kunnen mensen hun volledige potentieel te bereiken.

Meer informatie met Zo gebruikt u Asana

Volg onze webserie Zo gebruikt u Asana voor meer informatie over hoe u privétaken, projecten en teams maakt in Asana.