1.1. Предметом регулирования настоящей Политики конфиденциальности (далее – «Политика») являются отношения между Обществом с ограниченной ответственностью «ВК» (ОГРН 1027739850962, Россия, 125167, г. Москва, Ленинградский проспект д.39, стр.79), далее «ВК» или «Компания», предоставляющая Сервисы в рамках Платформы (далее – «Сервисы», а в отдельности – «Сервис»), расположенных в сети Интернет по адресу https://biz.mail.ru/, и Вами, далее - «Пользователь» по поводу обработки информации, включая персональные данные и иные данные, в процессе использования таким лицом Сервисов Платформы «VK WorkSpace» (далее – «Информация»).

1.2. Настоящая Политика является неотъемлемой частью Политики конфиденциальности Сервисов ВК, размещенной в сети Интернет по адресу: https://help.mail.ru/legal/terms/common/privacy . Настоящая Политика содержит специальные правила, которые описывают условия использования информации о Пользователях Сервисов, и имеют приоритет по отношению к правилам, регулирующим работу конкретного Сервиса.

1.3. В случае отсутствия в настоящей Политике положений, в полной мере определяющих (раскрывающих) условия обработки информации о Пользователях Сервисов, применяются положения Политики конфиденциальности Сервисов ВК. Ряд терминов, используемых в настоящей Политике, имеет значение, определенное в Политике конфиденциальности Сервисов ВК, размещенной в сети Интернет по адресу: https://help.mail.ru/legal/terms/common/privacy , в частности термины «Учетные данные» и «Иные данные».

1.4. Отношения, связанные с обработкой информации, включая, но не ограничиваясь, сбор, использование, хранение, распространение и защиту информации о Пользователях Сервисов Платформы «VK WorkSpace», регулируются настоящей Политикой, Условиями использования платформы «VK WorkSpace»  (далее – Платформа), соглашениями об использовании отдельных Сервисов, а также действующим законодательством Российской Федерации. Перед тем как начать использование Сервисов Пользователь обязан ознакомиться с условиями настоящей Политики, а также с условиями соглашений, положений и правил используемых им Сервисов.

1.5. При регистрации, каждом доступе и/или фактическом использовании любого из Сервисов Платформы, Пользователь соглашается с условиями настоящей Политики, а также с условиями соглашений, положений и правил используемых им Сервисов, которые размещены на страницах (в разделах) соответствующих Сервисов, в редакциях, которые действовали на момент фактического использования таких Сервисов.

Все термины и определения, не указанные в Политике, содержатся соответственно в Условиях использования и/или соглашениях об использовании отдельных Сервисов.

2. Обработка Компанией данных при предоставлении доступа к Платформе и Сервисам

2.1. Принимая условия настоящей Политики, а равно используя Платформу и/или любой из Сервисов Платформы, Пользователи принимают и соглашаются на обработку следующей Информации, которая становится доступна Компании в процессе использования указанными лицами Платформы в зависимости от функциональной необходимости каждого из ее Сервисов и включает в себя:

2.1.1. Учетные данные, под которым понимаются:

(а) данные о Пользователе, предоставляемые для создания учетной записи в процессе регистрации на Платформе. Регистрация на Платформе возможна путем создания или авторизации через учетную запись сервиса VK WorkMail или путем авторизации через ресурсы третьих лиц. При этом при осуществлении такой авторизации Компания (при условии выражения согласия Пользователя) получает доступ и может обрабатывать следующие данные: имя, фамилия, пол, адрес электронной почты, дата рождения в зависимости от функциональных возможностей ресурса и функциональной необходимости Сервиса.

(б) данные, дополнительно предоставляемые Пользователем по запросу Компании в целях исполнения Компанией обязательств перед Пользователем, вытекающих из соглашения о предоставлении соответствующего Сервиса, например, имя, фамилия, дата рождения, номер мобильного телефона и т.п.;

Полученные Компанией Учетные данные в объеме, необходимом и достаточном для их отнесения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к персональным данным, обрабатываются в Компании как персональные данные на условиях настоящей Политики.

2.1.2. Иные данные, необходимые для функционирования определенного Сервиса, а именно:

(а) данные о технических средствах (устройствах), технологическом взаимодействии с Сервисом (в т.ч. IP-адрес хоста, вид операционной системы Пользователя, тип браузера, географическое положение, поставщик услуг Интернета);

(б) информация, автоматически получаемая при доступе к Сервису с использованием закладок (cookies);

(в) информация, создаваемая пользователями в Сервисе вне раздела редактирования учетной записи (если применимо);

(г) информация, полученная в результате действий Пользователя в Сервисе, в частности, информация о добавлении какого-либо контента (если применимо);

(д) информация, полученная в результате действий других Пользователей в Сервисе (если применимо);

(е) обобщенная аналитическая информация об использовании интернет-сервисов.

2.1.3. В рамках функциональных возможностей Сервисов Пользователь Платформы имеет возможность внести следующую информацию о конечных Пользователях своего Проекта: фамилия, имя; отчество; дата рождения; должность; позиция (сотрудник/руководитель); отдел; телефон; мобильный телефон; личная почта, местоположение. Пользователь Платформы самостоятельно осуществляет сбор, уточнение, изменение, удаление и иные операции с данными конечных Пользователей Проекта и несет ответственность за законность осуществления указанных действий перед конечным Пользователем. Компания не обрабатывает указанную информацию о конечных Пользователях, не инициирует и не влияет на сбор, изменение или удаление указанной информации Пользователем Платформы.

2.1.4. Детальный перечень обрабатываемых Учетных данных и Иных данных о Пользователе применительно к конкретному Сервису приведен в таблицах ниже.

2.2. Функционалом и правилами использования отдельных Сервисов Пользователю может быть предоставлена возможность размещать в Сервисах любую иную информацию (если применимо), помимо указанной в пункте 2.1. настоящей Политики, если она не противоречит требованиям действующего законодательства. Пользователь соглашается, что такая информация, может быть доступна другим Пользователям соответствующего Сервиса и/или другим пользователям сети Интернет с учетом существующего функционала Сервиса.

2.3. Если функциональные возможности используемого Сервиса позволяют отражать информацию о Пользователе в его Учетной записи, которая доступна для просмотра другим Пользователям такого Сервиса или пользователям сети Интернет, то Пользователь соглашается на отражение информации о нем в его Учетной записи. Пользователь соглашается, что Информация, включая Учетные и Иные данные, а также иная информация может быть доступна другим Пользователям соответствующего Сервиса и/или другим пользователям сети Интернет с учетом существующего функционала Сервиса (который может изменяться время от времени Компанией).

2.4. Компания не проверяет предоставленные Пользователем Учетные данные и не может судить об их достоверности, а также о том, обладает ли Пользователь достаточной правоспособностью для предоставления Учетных данных. Тем не менее Компания исходит из того, что Пользователь предоставляет достоверные и достаточные Учетные данные, а также своевременно обновляет их. Регистрируясь в соответствующем Сервисе либо получая доступ к нему без регистрации, Пользователь подтверждает, что достиг допустимого возраста использования такого Сервиса в соответствии с применимым законодательством.

3. Условия обработки Информации

3.1. Обработка Информации о Пользователях осуществляется Компанией в соответствии со следующими принципами:

3.1.1. законности целей и способов обработки Информации;

3.1.2. добросовестности Компании;

3.1.3. соответствия целей обработки Информации целям, заранее определенным и заявленным при ее сборе, а также полномочиям Компании;

3.1.4. соответствия объема и характера обрабатываемой Информации, способов ее обработки целям обработки Информации;

3.1.5. недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных, содержащих Информацию Пользователей.

3.2. Цели обработки Информации

Компания осуществляет обработку Учетных данных (в том числе персональных данных) и Иных данных Пользователей Сервисов в целях исполнения заключенных с Пользователями соглашений по использованию соответствующих Сервисов Платформы.

3.3. Сбор Информации

Сбор Учетных данных Пользователя осуществляется при его регистрации в соответствующем Сервисе путем заполнения Пользователем регистрационной формы, а также в дальнейшем при редактировании Пользователем ранее предоставленной информации либо при дополнении по своей инициативе Учетных данных (если применимо) с помощью инструментария соответствующего Сервиса.

Сбор Иных данных осуществляется Компанией самостоятельно в процессе использования Пользователем Сервиса. В ряде случаев сбор Иных данных Пользователя начинается с момента получения Пользователем доступа к Сервису (например, при загрузке интернет-страницы или запуске приложения) до момента его регистрации в соответствующем Сервисе.

3.4. Обработка и Передача Информации

Учетные и Иные данные Пользователей не передаются каким-либо третьим лицам, за исключением случаев, прямо предусмотренных настоящей Политикой, а также иными применимыми правилами, а также применимым законодательством. В частности, Учетные и Иные данные Пользователей могут передаваться по запросу государственных органов (органов местного самоуправления) в порядке, предусмотренном применимым законодательством.

В целях предоставления качественных, многофункциональных, удобных в использовании и ориентированных на персональные потребности и интересы Пользователей Сервисов, Компания развивает, совершенствует, оптимизирует текущий и внедряет новый функционал Сервисов (информационного, коммуникационного, рекламного, образовательного, развлекательного и иного характера), в том числе с участием аффилированных лиц и/или партнеров.

Принимая во внимание изложенное, а также учитывая соблюдение Компанией целей обработки, указанных в п. 3.2 настоящей Политики, Пользователь соглашается и поручает Компании осуществлять, а также поручать аффилированным лицам и партнерам осуществлять обработку, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), сопоставление, извлечение, использование, блокирование, удаление и уничтожение Учетных и Иных данных Пользователя,  поручать аффилированным лицам и партнерам осуществлять обработку (указанными способами)  данных, имеющихся в их распоряжении и необходимых для достижения указанных выше целей, включая результаты их автоматизированной обработки, в том числе в виде целочисленных и/или текстовых значений и идентификаторов, соглашается с  передачей Компанией  Учетных и Иных данных аффилированным лицам и/или партнерам во исполнение такого поручения на обработку, а также с осуществлением сбора (получения) от аффилированных лиц и/или партнеров и совместной обработки Учетных и Иных данных Пользователя, а также данных, полученных от аффилированных лиц и партнеров в результате исполнения вышеупомянутого поручения.

Применительно к настоящему пункту Политики, под аффилированными лицами и партнерами понимаются лица, обеспечивающие исполнение договорных обязательств Компании перед Пользователями и/или лица, оказывающие самостоятельные услуги Пользователям и обеспечивающие, в целях реализации заключенных с Компанией соглашений, законные основания обработки данных Пользователей.

В ряде случаев отдельные функциональные возможности Сервисов могут предоставляться не Компанией, а третьими лицами, которые действуют независимо Компании и не выступают от имени или по поручению Компании. В этом случае Пользователи обязаны самостоятельно ознакомиться с правилами оказания услуг и политикой защиты информации/персональных данных таких третьих лиц до начала использования соответствующих функциональных возможностей Сервисов.

Компания вправе предоставить Пользователю возможность передавать Учетные данные третьим лицам посредством специальных технологий, при условии согласия Пользователя на такую передачу. При этом Компания не гарантирует Пользователю полноту и корректность передачи Учетных данных и не несет ответственности за сохранность данных в процессе передачи.

Не допускается извлечение и использование Учетных и Иных данных Пользователей, в том числе в коммерческих целях, без разрешения Компании.

3.5. Хранение Информации

Учетные и Иные данные пользователей хранятся на территории Российской Федерации, при этом хранение осуществляется исключительно на электронных носителях, а обработка - с использованием автоматизированных систем, за исключением случаев, когда неавтоматизированная обработка Учетных и Иных данных необходима в связи с исполнением требований применимого законодательства.

Учетные и Иные данные хранятся до достижения целей их обработки, если иное не указано в политике конфиденциальности соответствующего сервиса.

3.6. Сроки хранения Информации

Учетные и Иные данные хранятся Компанией в течение срока действия соглашения между Пользователем и Компанией об использовании соответствующего Сервиса, а после прекращения действия такого соглашения – в течение срока, необходимого и установленного действующим законодательством Российской Федерации.

3.7. Прекращение обработки Информации

При достижении целей обработки Информации Компания прекращает обработку Учетных и Иных данных одним из способов, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных».

4. Права и обязанности Пользователей при обработке их Информации

Пользователи вправе:

4.1. получать бесплатный доступ к информации о себе посредством просмотра Учетной записи Пользователя в соответствующем Сервисе;

4.2. с помощью инструментария Сервиса установить в отношении информации о себе желаемый уровень конфиденциальности (условия доступа к информации) с учетом функционала соответствующего Сервиса (если применимо);

4.3. самостоятельно вносить изменения и исправления в информацию о себе путем редактирования информации в Учетной записи Пользователя, при условии, что такие изменения и исправления содержат актуальную и достоверную информацию;

4.4. удалять информацию о себе путем редактирования информации в Учетной записи соответствующего Сервиса (если применимо); при этом удаление Пользователем определенной информации о себе из Учетной записи Пользователя в некоторых Сервисах может привести к невозможности предоставления Пользователю доступа к этим Сервисам.

4.5. требовать от Компании уточнения информации о Пользователе, ее блокирования или уничтожения в случае, если такая информация являются неполной, устаревшей, недостоверной, необоснованно полученной или не является необходимой для заявленной цели обработки и если функционал Сервиса не позволяет Пользователю самостоятельно удалить такую информацию;

4.6. на основании запроса получать от Компании информацию, касающуюся обработки информации о Пользователе.

4.7. оказаться от обработки персональных данных путем направления Компании в порядке, предусмотренном в разделе 7 настоящей Политики, соответствующего запроса.

5. Меры по защите информации

5.1. Компания принимает технические и организационно-правовые меры в целях обеспечения защиты информации о Пользователях от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий.

5.2. Технические меры безопасности реализованы Компанией с учетом требований применимого законодательства, современного уровня техники, характера обрабатываемой информации и рисков, связанных с ее обработкой.

Информация обрабатывается преимущественно автоматически без доступа к ней сотрудников и/или подрядчиков Компании. В случае если такой доступ предоставляется сотрудникам или подрядчикам Компании, то только в объеме, необходимом для выполнения такими лицами своих служебных обязанностей или обязанностей по договору с Компанией, при этом на таких лиц возлагается обязанность по соблюдению требований безопасности при осуществлении доступа к Информации. Для защиты и обеспечения конфиденциальности данных все сотрудники/подрядчики соблюдают внутренние правила и процедуры в отношении обработки информации. Указанные лица также соблюдают все технические и организационные меры безопасности, предусмотренные применимым законодательством и необходимые для защиты информации о Пользователях.

6. Ограничение ответственности Компании

6.1. Компания не несет ответственности за разглашение и распространение информации о Пользователе другими Пользователями Сервисов или другими пользователями сети Интернет в случае, если такие лица получили доступ к указанной информации в соответствии с выбранным Пользователем настройками уровня конфиденциальности соответствующего Сервиса, либо в случае нарушения Пользователем сохранности его логина и/или пароля или иных необходимых для авторизации данных.

7. Обращения Пользователей

7.1. Сведения об обрабатываемых Компанией данных, в том числе персональных данных Пользователя, в связи с использованием им соответствующего Сервиса предоставляются Пользователю или его представителю при обращении (запросе). 

7.2. Запросы направляются в письменной форме по адресу места нахождения Компании или в иной форме, предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации.

7.3. Пользователь вправе отозвать согласие на обработку своих персональных данных путем направления Компании письменного заявления по месту нахождения Компании в соответствии с требованиями действующего законодательства.

8. Изменения и дополнения настоящей Политики

8.1. Настоящая Политика может быть изменена Компанией с уведомлением Пользователя посредством размещения новой редакции изменяемой политики по адресу: https://help.mail.ru/biz/legal/privacy. Изменения в Политике, внесенные Компанией, вступают в силу с момента размещения на Сайте новой редакции такой Политики. Пользователь обязуется самостоятельно проверять настоящую Политику на предмет внесенных изменений. Неосуществление Пользователем действий по ознакомлению не может служить основанием для неисполнения Пользователем своих обязательств и несоблюдения Пользователем ограничений, установленных настоящим Соглашением и Соглашениями отдельных Сервисов.

8.2. Пользователь вправе отказаться от принятия изменений и дополнений в настоящую Политику, что означает отказ Пользователя от использования всех и/или отдельных Сервисов Платформы «VK WorkSpace»  и всех предоставленных ему ранее прав.

8.3. Настоящая Политика регулируется и толкуется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Вопросы, не урегулированные настоящей Политикой, подлежат разрешению в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Редакция от 26.06.2022 года