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Grundsätzlich sollte die Rechnungsstellung für Unternehmen eine willkommene Aufgabe sein. Denn jede Rechnung, die Sie schreiben, bedeutet Umsatz. Doch meist ist das Gegenteil der Fall. Grund dafür ist der damit verbundene, ungeliebte Verwaltungsaufwand.
Die gute Nachricht: Mit den cleveren Rechnungsprogrammen von Lexware ist Ihre gesamte Auftragsabwicklung schnell und einfach vom Tisch. Zeitraubende Prozesse gehören damit der Vergangenheit an. Und die aktuellen gesetzlichen Vorgaben halten Sie mit unseren Software-Lösungen ebenfalls ein – ohne dass Sie wertvolle Zeit dafür opfern müssen.
Unter einer Rechnung versteht man ein Dokument, welches Unternehmen dazu dient, eine erbrachte Leistung abzurechnen. Konkret bedeutet das: Mit Hilfe der Rechnungsstellung ist es möglich, eine Forderung gegenüber seinen Kund:innen geltend zu machen.
Als Synonym für eine Rechnung wird häufig der Begriff „Faktura“ verwendet – analog dazu für die Rechnungsstellung der Begriff „FakturierungUnter der sogenannten Fakturierung versteht man den Prozess der Rechnungsstellung – also den Vorgang, bei dem ein Unternehmen Rechnungen (Faktura) für seine Kunden ausstellt. Weiterhin erfolgen bei der Fakturierung ebenfalls Buchungen aller Geschäftsvorfälle auf die zugehörigen Konten in der Buchhaltung. “. Hiermit ist der Vorgang im Rechnungswesen gemeint, bei dem eine Rechnung über eine Lieferung oder Leistung für eine:n Kund:in erstellt wird und bei dem gleichzeitig eine Buchung des Geschäftsvorfalls auf das entsprechende Konto erfolgt.
Jedes Unternehmen, das Geschäfte mit anderen Unternehmen macht bzw. mit juristischen Personen geschäftlich verkehrt, muss Rechnungen für seine Leistungen schreiben. In diesem Fall ist es dazu verpflichtet, alle Einnahmen und Ausgaben genau belegen zu können und sie ordnungsgemäß zu dokumentieren – unabhängig davon, ob es Waren produziert oder eine Dienstleistung erbringt bzw. ob es aus mehreren oder einer Person (z. B. Selbstständige oder Freiberufler:innen) besteht. Das bedeutet, ein Gewerbe ist nicht automatisch die einzige Voraussetzung, welche zur Fakturierung von Rechnungen verpflichtet. Freiberufler:innen zählen nämlich grundsätzlich nicht zu den Gewerbetreibenden, sie müssen aber genau wie alle anderen Unternehmen Rechnungen schreiben.
Genaueres ist in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gesetzlich geregelt:
Allgemein lässt sich Folgendes festhalten: Es ist wichtig, jeden noch so kleinen Geldbetrag, den man als Unternehmer:in eingenommen bzw. ausgegeben hat, immer genau belegen zu können. So ist gewährleistet, dass später in der Buchhaltung alles ordnungsgemäß verbucht werden kann. Eine Rechnungssoftware von Lexware leistet dabei wesentliche Unterstützung. Sie hilft Ihnen, dass von vornherein keine Lücken bei der Rechnungsstellung entstehen und alle Vorgaben eingehalten werden.
Die Pflicht zur lückenlosen Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit elektronischer Rechnungen hat sich im Zuge der GoBD verschärft (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Alles Wichtige dazu finden Sie auf unserer Seite zum Thema GoBD. Unsere Rechnungsprogramme helfen Ihnen, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Privatpersonen dürfen ebenfalls Rechnungen schreiben. Allerdings müssen auch sie darauf achten, dass die Dokumente einige notwenige Pflichtangaben enthalten:
Beachten Sie beim Ausstellen von Privatrechnungen bitte, dass diese keine Mehrwertsteuer enthalten dürfen!
Noch ein wichtiger Hinweis: Wenn Sie häufiger Privatrechnungen ausstellen und Sie daraus wiederkehrende Einnahmen generieren, dann informieren Sie sich unbedingt darüber, ab wann es sich in Ihrem Fall um eine gewerbliche Tätigkeit handelt, die Sie ggf. anmelden müssen.
Eine Rechnung ist laut § 14 UstG ein offizielles Dokument. Damit sie rechtsgültig ist, ist es wichtig, dass sie bestimmte Pflichtangaben enthält:
Wenn Sie Ihre Rechnungen mit allen notwendigen Pflichtangaben versehen, verhindern Sie von Anfang an steuerrechtliche Probleme für sich und Ihre Kund:innen.
Optional können Sie auf Ihren Rechnungen Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer angeben. In den meisten Fällen betrifft das zum Beispiel die Kleinunternehmer:innenregelung.
Als Kleinunternehmer:in ist es zwar nicht zwingend erforderlich, eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer zu haben, sie kann Ihnen allerdings Vorteile bieten, wenn Sie Waren oder Leistungen im Ausland einkaufen und hierfür Ihre USt.-IdNr. mit angeben. In diesem Fall profitieren Sie von einer Befreiung der ausländischen Umsatzsteuer. Die Erwerbsbesteuerung müssen Sie allerdings vorab beim Finanzamt beantragen.
Rechnungen ohne Steuernummer dürfen lediglich Privatpersonen schreiben, außerdem gilt diese Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen.
Unter Kleinbetragsrechnungen versteht man Rechnungen über maximal 250 Euro brutto. Sie müssen weniger Angaben enthalten als „normale“ Rechnungen. Das erleichtert zum einen Ihnen die Rechnungsstellung, zum anderen Ihren Kund:innen den Vorsteuerabzug.
Zu den Pflichtangaben auf Kleinbetragsrechnungen zählen:
Die vereinfachte Rechnungsstellung für Kleinbeträge ist allerdings kein Muss. Ihnen steht es frei, auch für Kleinbeträge herkömmliche Rechnungen mit allen gesetzlichen Pflichtangaben zu schreiben.
Von der Pflicht zur Rechnungsstellung ausgenommen sind Leistungen, die steuerfrei bleiben. Das gilt zum Beispiel für Geschäfte mit Privatkund:innen. Hier gibt es keine Rechnungspflicht. Für einen Lebensmitteleinkauf im Supermarkt bekommt man deshalb an der Kasse in der Regel auch keine Rechnung, sondern stattdessen eine Quittung ausgestellt. Diese dient als Nachweis der erbrachten Leistung.
Auch als Kleinunternehmer:in müssen Sie Rechnungen erstellen. Wenn Sie allerdings weniger als 22.000 Euro Umsatz pro Jahr machen, können Sie die Kleinunternehmer:innenregelung anwenden. Dies regelt § 19 des Umsatzsteuergesetzes. Die Regelung bringt für viele Unternehmer:innen Erleichterungen mit sich. Als Kleinunternehmer:in müssen Sie nämlich keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Der Bruttobetrag entspricht also dem Nettobetrag. Ein entsprechender Hinweis auf Ihren Rechnungen genügt.
Trotzdem müssen Kleinunternehmer:innenrechnungen alle Anforderungen an eine ordentliche Rechnung erfüllen. Das heißt, auch hier müssen Sie grundsätzlich alle notwendigen Pflichtangaben aufführen:
Ein Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ genügt hierfür bereits.
Mit unseren Software-Lösungen ist sichergestellt, dass Sie rechtsichere Rechnungen schreiben. Denn sie enthalten automatisch alle wichtigen Pflichtangaben, sodass sich solche Fehler gar nicht erst einschleichen. Sie vermeiden damit also von vornherein Zahlungsverweigerungen Ihrer Kund:innen oder Ärger mit dem Finanzamt.
Wenn Sie beim Erstellen von Rechnungen Fehler gemacht haben, bedeutet das, dass der Vorsteuerabzug nicht mehr geltend gemacht werden kann und Sie die auf Ihren Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer in voller Höhe bezahlen müssen. Sollte eine Betriebsprüfung des Finanzamts also eines Tages zeigen, dass Ihre Rechnungen fehlerhaft sind, müssen Sie mit hohen Nachzahlungen rechnen.
Jeder, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt und nach den Grundsätzen des UStG als Unternehmer:in gilt, darf grundsätzlich Umsatzsteuer (USt) auf seinen Rechnungen ausweisen. Einzige Ausnahme: Unternehmer:innen, die die Kleinunternehmer:innenregelung anwenden.
In Deutschland gibt es zwei verschiedene Umsatzsteuersätze:
Welchen dieser Sätze Sie auf Ihren Rechnungen ausweisen müssen, hängt von der Art des einzelnen Umsatzes ab. In § 12 UStG sind die Regelungen zu beiden Umsatzsteuersätzen festgelegt. Er liefert eine detaillierte Liste aller Waren und Dienstleistungen, die unter den ermäßigten oder den vollen Umsatzsteuersatz fallen.
Beachten Sie, dass es die Finanzämter mit der Umsatzsteuer meist besonders genau nehmen. Sollte sich im Rahmen einer Betriebsprüfung herausstellen, dass Sie auf Ihren Rechnungen den falschen Umsatzsteuersatz ausgewiesen haben, kann das schnell ziemlich teuer für Sie werden. Wenn Sie sich also nicht sicher sind, welchen Steuersatz Sie anwenden müssen, empfehlen wir Ihnen, im Zweifelsfall bei einer Steuerfachkraft oder bei der IHK nachzufragen.
Auf Rechnungen wird die Umsatzsteuer in der Regel als Mehrwertsteuer bezeichnet. Bemessungsgrundlage für ihre Berechnung bildet das Entgelt, welches Sie vorab mit Ihren Kund:innen vereinbart haben (z. B. Pauschale oder Stundensatz). Der Ausweis der Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen sieht dann beispielsweise wie folgt aus:
Nettobetrag: 180 Euro
MwSt. 19 %: 19 Euro
Gesamtbetrag: 214,20 Euro
Wer eine Rechnung an ausländische Kund:innen schreiben will, muss einige Regeln beachten, die sich auf die auszuweisende Umsatzsteuer beziehen – Stichwort: Reverse-Charge-Prinzip.
Sie können Rechnungen grundsätzlich auch rückwirkend stellen. Das ist bis zu drei Jahre nach der Leistungserbringung möglich – vorausgesetzt, Ihr Anspruch auf Zahlung besteht zu Recht. Auch wenn Sie vergessen, eine offene Rechnung anzumahnen, verjährt Ihr Anspruch auf Zahlung nach drei Jahren. Aus diesem Grund sollten Sie Zahlungserinnerungen oder Mahnungen nicht zu lange aufschieben, sondern lieber immer rechtzeitig verschicken.
Eine:r Ihrer Kund:innen hat seine Rechnung nicht bezahlt und Sie wissen nicht, wie Sie damit am besten umgehen? Wir empfehlen Ihnen die folgende Vorgehensweise:
Sollte all das nichts nützen, bleibt Ihnen zuletzt noch die Möglichkeit, ein Inkasso-Unternehmen mit dem Fall zu beauftragen.
Unter einer wiederkehrenden Rechnung versteht man eine Rechnung, mit der über einen im Voraus definierten Zeitraum ein regelmäßiger, sicherer Umsatz erzielt wird. Oft sind sie an einen Vertrag gebunden (z. B. monatliche Handy-Abrechnung oder ein Abonnement). Eine wiederkehrende Rechnung muss – genau wie eine einmalige Rechnung auch – die vom Gesetzgeber vorgegebenen Pflichtangaben enthalten. Achten Sie also darauf, dass sowohl das Datum als auch die Rechnungsnummer (muss fortlaufend sein und darf nur einmalig vergeben werden!) auf Ihren wiederkehrenden Rechnungen korrekt ist.
Mit unseren Rechnungsprogrammen Lexware faktura+auftrag und lexoffice sind wiederkehrende Rechnungen im Handumdrehen vom Tisch. Denn die Software-Lösungen erinnern Sie an den Versand und erstellen die passende Rechnung mit allen nötigen Angaben automatisch. Sie brauchen diese nur noch zu versenden.
Kleinunternehmer:innen und Selbstständige ohne Vorkenntnisse in der Fakturierung fragen sich häufig, auf welche Weise sie am besten ihre Rechnungen erstellen sollen. Die meisten von ihnen greifen auf klassische Textverarbeitungs- und Office-Programme wie Microsoft Word oder Excel zurück, um Rechnungen zu schreiben, weil diese bereits auf ihrem Rechner vorinstalliert sind und somit keine Extrakosten verursachen.
Das Problem dabei ist allerdings, dass solche Anwendungen nicht gewährleisten können, dass die ausgestellten Dokumente allen Anforderungen des Gesetzgebers gerecht werden und am Ende auch tatsächlich rechtssicher sind. Die Gefahr, dass sich auf diese Weise Fehler einschleichen, die am Ende hohe Steuernachzahlungen mit sich bringen können, ist dementsprechend groß. Ähnliches gilt für vorgefertigte Vorlagen und Muster zum Rechnungen schreiben, welche Sie kostenlos im Netz herunterladen können oder über einen sogenannten Rechnungsgenerator erstellen können. Sie sind nicht GoBD-konform und bergen ein rechtliches Risiko, wenn Pflichtbestandteile fehlen oder die Nummerierung nicht fortlaufend ist.
Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte eine professionelle Software-Lösung einsetzen, die ausschließlich zum Schreiben von Rechnungen dient. Für die Rechnungsstellung gibt es heute GoBD-konforme Programme wie lexoffice oder Lexware faktura+auftrag. Damit erstellen und organisieren Sie Ihre Aufträge und Rechnungen einfach, schnell und zugleich rechtssicher.
Ein modernes Programm vereinfacht in erster Linie die Rechnungsstellung und die gesamte Auftragsabwicklung. Daher gehören zu den wichtigsten Aufgaben, die Sie damit erledigen können, unter anderem folgende:
Rechnungssoftware verfügt in aller Regel nicht nur über entsprechende Musterdokumente und Vorlagen, sondern sie bietet darüber hinaus viele weitere praktische Funktionen und Features, welche Sie bei Ihren Aufgaben in der Fakturierung optimal unterstützen:
Grundsätzlich gilt: Kein Unternehmen kommt darum herum, regelmäßig Rechnungen zu schreiben. Das gilt für Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen genauso wie für mittelständische Unternehmen.
Damit Ihnen diese Aufgabe schnell und rechtssicher von der Hand geht, haben wir Software-Lösungen entwickelt, die Ihnen genau das ermöglichen.
Dank unserer Rechnungsprogramme schreiben Sie Ihre Rechnungen nicht nur einfach und schnell, Sie erfüllen auch alle Vorgaben des Gesetzgebers. Mehr noch: Sie verschlanken ganze Arbeitsprozesse, sodass Sie jede Menge Zeit einsparen. Die komplette Auftragsabwicklung ist also mit nur wenigen Klicks vom Tisch. Sie können Ihre Rechnungen damit direkt aus dem Programm heraus entweder per E-Mail versenden oder für den Postversand fertig machen.
Die hohe Anwenderfreundlichkeit der Lexware-Produkte sorgt dafür, dass Sie sich im Handumdrehen zurechtfinden. So können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Zugleich leisten Sie mit unseren Programmen für die Auftragsbearbeitung und zum Rechnungen schreiben bereits wertvolle Vorarbeit für die Finanzbuchhaltung.
Unsere Programme zum Rechnungen schreiben bieten Ihnen also folgende Vorteile:
Für die Fakturierung in Ihrem Unternehmen benötigen Sie eine Software, die Sie bei der gesamten Rechnungsstellung sowie der Auftragsbearbeitung und Auftragsverwaltung unterstützt. Zu ihren wichtigsten Funktionen gehören unter anderem:
Unsere Lösungen von Lexware und lexoffice bieten darüber hinaus weitere praktische Features, wie beispielsweise:
Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir unsere Rechnungssoftware für Sie verglichen: die Desktop-Lösung Lexware faktura+auftrag und die Cloud-Lösung lexoffice. Nutzen Sie den übersichtlichen Vergleich, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Sie haben die Möglichkeit, jede Ihrer Rechnungen in einem elektronischen Format zu erstellen und zu versenden. Unter einer elektronischen Rechnung (kurz eRechnung) versteht man grundsätzlich maschinenlesbare Dokumente. Damit die Maschinelesbarkeit gewährleistet ist, müssen Sie in Ihren eRechnungen einen Code hinterlegen, welcher später entsprechend von einer Software ausgelesen werden kann. Eine digitale Signatur ist für eRechnungen nicht mehr notwendig. Optimale Unterstützung hierbei bietet Ihnen beispielsweise Lexware eRechnung.
Für komplexere Vorgänge, wie z. B. das Anlegen von Preis-, Waren- und Rabattgruppen, empfehlen wir Ihnen Lexware faktura+auftrag. Die Lösung bietet Ihnen folgende Vorteile:
Mit dem Programm lassen sich darüber hinaus wichtige Stammdaten für folgende Bereiche schnell und übersichtlich zusammenstellen:
So haben Sie immer alle relevanten Daten parat, die Sie für einen Kund:innenauftrag oder für Warenbestellungen benötigen. Haben Sie Ihre Artikelstammdaten und Kund:innenangaben einmal erfasst, sind diese automatisch in allen Auftragsarten der Rechnungssoftware verfügbar. So sind Sie in der Lage, wiederkehrende Rechnungen und Aufträge schnell und ohne langes Suchen zu erstellen.
Nutzen auch Sie diese Vorteile und testen Sie Lexware faktura+auftrag kostenlos!
Bei Lexware faktura+auftrag handelt es sich um eine Desktop-Lösung mit integriertem Cloud-Service (Lexware mobile). Das heißt, Sie können auch von unterwegs auf wichtige Daten zugreifen sowie Daten erfassen und bearbeiten. Dazu gehören beispielweise:
Das funktioniert mit allen internetfähigen mobilen Endgeräten, wie z. B. Laptops, Smartphones und Tablets.
Wenn Sie permanent von unterwegs arbeiten wollen oder müssen, ist unsere Cloud-Lösung lexoffice optimal für Sie. Denn damit können Sie Ihre Angebote, Rechnungen etc. bequem online – also auch von unterwegs – schreiben. Das Wichtigste: Datenschutz und Datensicherheit bleiben dabei jederzeit gewahrt.
Unsere Rechnungssoftware Lexware faktura+auftrag enthält ein Business Cockpit mit Kennzahlenübersicht und über 100 verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten, wie z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA). In Sekunden rufen Sie wichtige Informationen auf, wie beispielsweise eine Übersicht, mit welchen Kund:innen Sie den meisten Umsatz machen oder welche Artikel sich am besten verkaufen. So behalten Sie dank Rechnungsprogramm jederzeit den perfekten Überblick über Einnahmen, Außenstände und Auftragslage.
Auch das Dashboard der Cloud-Lösung lexoffice hilft Ihnen, die wichtigsten Unternehmenszahlen auf einen Blick zu erfassen. Auf diese Weise geraten offene Rechnungen oder überfällige Angebote nicht in Vergessenheit. Jedoch haben Sie im Online-Rechnungsprogramm lexoffice insgesamt weniger Auswertungsmöglichkeiten als in Lexware faktura+auftrag.
Im Zuge der Digitalisierung ist es wichtig, eine Software zu nutzen, mit der Online-Banking möglich ist. Deshalb bieten sowohl Lexware faktura+auftrag als auch lexoffice ein sicheres Online-Banking. Dadurch können Sie alle wichtigen Banking-Funktionen wie Lastschriften, Überweisungen oder andere Transaktionen direkt im Rechnungsprogramm ausführen. Ein Komfort, auf den Sie nicht mehr verzichten wollen.
Ja, Sie haben die Möglichkeit, unsere Rechnungssoftware 30 Tage kostenlos und unverbindlich auf Herz und Nieren zu testen. So können Sie sichergehen, dass das gewählte Programm den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und Ihren persönlichen Ansprüchen an eine Rechnungs- und Auftragsbearbeitungssoftware gerecht wird.
Sollten Sie nach Ablauf der 30-Tage-Frist nicht von unserer Programm-Lösung für die Rechnungsstellung überzeugt sein, können Sie die weitere Nutzung ohne Angabe von Gründen ganz einfach beenden.
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