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Mit den Lohnabrechnungsprogrammen von Lexware rechnen Sie alle Löhne und Gehälter Ihrer Mitarbeiter:innen einfach, sicher und gesetzeskonform ab. Setzen Sie jetzt auf Lexware und sparen Sie wertvolle Zeit bei der Lohnbuchhaltung!
Die Buchhaltung eines Unternehmens setzt sich grundsätzlich aus den folgenden Teilbereichen zusammen:
Dementsprechend ist die Lohnbuchhaltung ein Teilbereich der Buchhaltung. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem Betrieb zu kümmern. So wie der Name vermuten lässt, umfasst dieser Vorgang allerdings nicht nur die rechtzeitige Zahlung der Personalgehälter. Nach der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind die zwei größten Aufgaben der Lohnbuchhaltung die Pflege der Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnenstammdaten und die Führung der Jahreslohnkonten.
Jedes Unternehmen, das Angestellte beschäftigt und damit Lohnsteuer abführen muss, ist dem Gesetzgeber oder Gesetzgeberin her automatisch zu einer ordnungsgemäßen Lohnbuchhaltung verpflichtet. Diese muss monatlich erfolgen und eingereicht werden. Das bedeutet, dass auch Gründer:innnen und Start-ups nicht darum herumkommen. Sobald Sie Ihren ersten Mitarbeiter oder Ihre erste Mitarbeiterin einstellen, müssen Sie also eine Lohnbuchhaltung in Ihrem Betrieb einrichten. Somit sind nur Solo-Selbstständige davon befreit.
Neben der Erstellung der Gehaltsabrechnungen, der Pflege der Mitarbeiter:innenstammdaten und dem Führen der Lohnkonten gehören zur Lohnbuchhaltung noch viele weitere wichtige Aufgaben. Werden in einem Unternehmen beispielsweise neue Mitarbeiter:innen eingestellt oder haben Angestellte gekündigt, müssen diese entsprechend an- bzw. abgemeldet werden. Weiterhin zählen zu den Aufgaben die DEÜV-MeldungenUm dem Meldeverfahren nach der DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) ordnungsgemäß nachzukommen, müssen alle Arbeitgeber Informationen über die bei ihnen beschäftigten Mitarbeiter in Form von Meldungen bei den Kranken- und Pflegekassen sowie den Rentenversicherungsträgern und der Bundesagentur für Arbeit einreichen. an folgende Ämter und Behörden:
Da die Rentenversicherungsträger und das Finanzamt regelmäßige Prüfungen durchführen, ist es unerlässlich, die Dokumentationspflicht im Hinblick darauf sorgfältig einzuhalten. Am Ende eines Geschäftsjahres gehört es nicht zuletzt zur Aufgabe der Lohnbuchhaltung, die Lohnkonten abzuschließen und den Abschluss an folgende Stellen zu melden:
Mittlerweile erfolgen diese Meldungen ausschließlich elektronisch.
Eintritt neuer Arbeitnehmer:innen:
Austritt bestehender Arbeitnehmer:innen:
Gerade in der Lohnbuchhaltung ist es wichtig, dass Sie immer auf dem neusten Stand sind. Denn: Kaum eine andere Abteilung im Unternehmen unterliegt mehr Veränderungen und Neuerungen.
Neben Lohnsteuerrecht, Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht gibt es noch weitere Richtlinien, die Sie im Rahmen der Lohnbuchhaltung dringend berücksichtigen müssen. Dazu gehören zum Beispiel die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), die Gewerbeordnung (GewO) und die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV).
Die Verordnung definiert die Begriffe „Arbeitnehmer:in“ und „Arbeitgeber:in“ sowie „Arbeitslohn“ und „Lohnkonto“. Darüber hinaus enthält sie Vorschriften über die Besteuerung der Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit sowie die Durchführung des Steuerabzugs vom Arbeitslohn. In § 4 der LStDV sind auch die Kriterien für das Führen des Lohnkontos festgehalten.
Die Gewerbeordnung schreibt vor, dass jeder gewerbliche Arbeitgeber:in zu einer nachvollziehbaren Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung verpflichtet ist. Meist erhalten Arbeitnehmer:innen ihre Abrechnungen monatlich. Die Verpflichtung entfällt, wenn es von einem zum nächsten Monat keine Veränderungen in der Abrechnung gibt. Dennoch ist es in aller Regel so, dass der oder die Arbeitgeber:in seinen Mitarbeitern:innen regelmäßig Entgeltabrechnungen zur Verfügung stellt, die u. a. als wichtiges Nachweisdokument für eine Kreditvergabe dienen.
§ 4 LStDV schreibt vor, dass Sie als Arbeitgeber:in folgende Informationen über Ihre Angestellten in deren Lohnkonten erfassen müssen:
Hinzu kommen folgende zusätzliche Angaben, die Sie darüber hinaus bei jeder Lohnabrechnung im Lohnkonto machen müssen:
Die beiden Begriffe „Gehaltsabrechnung“ und „Lohnabrechnung“ müssen in der Lohnbuchhaltung klar voneinander getrennt werden. Während der Lohn nämlich eine Bezahlung nach Leistung beschreibt, versteht man unter dem Gehalt einen festgelegten Monatsbetrag:
| Lohn | Gehalt |
|---|---|
|
|
Wenn Sie eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung erstellen, müssen Sie darauf vermerken, welche Form der Bezahlung Sie anwenden. Einen gravierenden Unterschied zwischen den beiden Formularen gibt es in diesem Zusammenhang aber nicht. Je nachdem, ob Sie an Ihre Beschäftigten Lohn oder Gehalt ausbezahlen, müssen Sie in der Entgeltabrechnung die jeweils dafür erforderlichen Informationen und Pflichtangaben korrekt aufführen.
Der Aufbau der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird durch die EBV bestimmt. Eine Entgeltbescheinigung muss dementsprechend folgende Punkte enthalten, die in § 108, Abs. 3, Satz 1 GewO gesetzlich geregelt sind:
Allgemeine Angaben:
Hauptbestandteile:
Mit unseren Lohnbuchhaltungsprogrammen Lexware lohn+gehalt und lexoffice Lohn & Gehalt berücksichtigen Sie diese Vorschriften ganz automatisch und arbeiten immer gesetzlich aktuell dank regelmäßiger Updates und Aktualisierungen.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt Auskunft über die Höhe des Brutto- und Netto-Entgelts, das einem oder einer Arbeitnehmer:in zusteht, sowie über die geleisteten Zahlungen an das Finanzamt (Lohnsteuer) und die Sozialversicherungsträger (Sozialversicherungsbeiträge).
Jede:r Arbeitgeber:in ist gesetzlich dazu verpflichtet, seinen Arbeitnehmer:innen zusammen mit dem ausgezahlten Lohn bzw. Gehalt die Verdienstabrechnung – in der Regel einmal pro Monat – auszustellen (§ 108 GewO). Das Dokument muss eine genaue Aufschlüsselung des Entgelts für einen bestimmten Zeitraum beinhalten, damit erfolgte Zahlungen jederzeit nachvollziehbar sind.
Weiterhin ist der oder die Arbeitgeber:in dafür zuständig, alle abgabepflichtigen Beiträge seiner Arbeitnehmer:innen im Sinne der Lohnbuchhaltung an die entsprechenden Behörden und Ämter sowie an die Krankenkassen weiterzuleiten. Um all diese Daten bereitstellen zu können, wird für jeden Angestellten ein Lohnkonto geführt. Wie sich das jeweilige Entgelt unter Berücksichtigung sämtlicher Steuerabzüge genau zusammensetzt, wird in Lohnlisten festgehalten.
Sie als Arbeitgeber:in müssen die Lohnsteuer Ihrer Mitarbeiter:innen an das Finanzamt übermitteln. Das funktioniert in Lexware lohn+gehalt schnell und einfach über die ELSTER-SchnittstelleELSTER ist ein Akronym für ELektronische STeuerERklärung. Die Schnittstelle wurde vom Finanzamt eingeführt, um Unternehmern und Arbeitgebern die Möglichkeit zu geben, ihre Steuererklärung in digitaler Form bei den zuständigen Behörden einzureichen. Seit 2005 ist die Verwendung der ELSTER-Schnittstelle für sie Pflicht. Allen anderen Personen ist die Nutzung freigestellt..
Die Abgaben an die Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung setzen sich aus einem Arbeitgeber:innen- und einem Arbeitnehmer:innenanteil zusammen. Die genauen Beträge berechnen sich bis zu einer Beitragsbemessungsgrenze prozentual auf das Bruttogehalt vor Steuern. Den Einzug der Sozialabgaben übernehmen die gesetzlichen Krankenkassen (GKV).
Neben den allgemeinen Beitragssätzen zur Krankenversicherung müssen Sie darüber hinaus die sogenannte Umlage für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und die Lohnzahlungen im Mutterschutz abführen.
Es gibt für Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, die Lohnbuchhaltung abzuwickeln:
Große Firmen machen die Lohnbuchhaltung in der Regel selbst und besitzen dafür eine eigene Abteilung oder sie benutzen ein System, das ihnen diese Arbeit abnimmt. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verzichten hingegen meist auf eine eigene Abteilung für die Lohnbuchhaltung und entscheiden sich stattdessen dafür, die damit verbundenen Aufgaben an einen oder eine externe:n Lohnbuchhaler:in auszulagern. Oft fehlen ihnen dafür das Know-how und die Zeit, sich erst langwierig in die Materie einzuarbeiten. Da ihnen der damit verbundene Arbeitsaufwand einfach zu groß ist, investieren sie diese Zeit stattdessen lieber in ihr tägliches Kerngeschäft.
Da die Lohnbuchhaltung jedoch einen wichtigen Bestandteil der Finanzbuchhaltung bildet, sind grundlegende Fachkenntnisse auf diesem Gebiet unerlässlich. Deshalb ist es ratsam, sich von vornherein mit ihren Aufgaben zu befassen und spätestens dann, wenn das Unternehmen wächst, rechtzeitig eine verantwortliche Person für die Lohnbuchführung einzustellen. Optimale Unterstützung kann dabei eine moderne Software leisten. Sie spart nicht nur wertvolle Zeit für wichtige Aufgaben des täglichen Kerngeschäfts, sondern auch noch eine Menge Geld, da so auf das Outsourcing der Lohnbuchhaltung an teure externe Dienstleister:innen verzichtet werden kann.
Sobald Sie Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen beschäftigen, sind Sie zur Abrechnung von Löhnen und Gehältern verpflichtet. Um dabei auch alle gesetzlichen Vorschriften korrekt zu befolgen, hilft Ihnen eine entsprechende Lohnsoftware weiter.
Wenn Sie die Abläufe in Ihrem Betrieb mittels einer digitalen Lohnbuchhaltung optimieren möchten, bietet sich eine professionelle Software für die Gehalts- und Lohnabrechnung an. Mit einem Lohnabrechnungsprogramm von Lexware können Sie die gesamte Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter:innen einfach und korrekt selbst erstellen oder sie alternativ für die vorbereitende Lohnbuchhaltung nutzen. Im Anschluss können Sie alle wichtigen Datensätze direkt an die Steuerfachkraft bzw. das Finanzamt übermitteln.
Diese Vorteile bietet Ihnen unsere Software für die Lohnbuchhaltung:
Kurz: Mit Hilfe unserer Programme für die digitale Lohnabrechnung können Sie die Entgelte Ihrer Mitarbeiter:innen genau dokumentieren und korrekt abrechnen.
Damit Sie sich in aller Ruhe selbst von den Vorteilen überzeugen können, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, unsere Software für die Lohnbuchhaltung 30 Tage kostenlos zu testen. Mehr dazu lesen Sie hier.
Neben der Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter:innen erledigen Sie mit einer entsprechenden Software noch weitere Aufgaben der Lohnbuchhaltung mit wenig Aufwand. Dazu gehören u. a.:
Darüber hinaus bietet unsere professionelle und umfangreiche Lösung für die Lohnbuchhaltung Lexware lohn+gehalt premium zusätzlich die Möglichkeit:
Im folgenden Vergleich haben wir unsere beiden Produkte für die Lohnbuchhaltung für Sie gegenübergestellt. Bei Lexware lohn+gehalt handelt es sich um eine vollumfängliche Desktop-Software, die Sie auf dem PC installieren und sowohl für kleine als auch für mittelständische Unternehmen bis 200 Mitarbeiter:innen geeignet ist.
Die Cloud-Lösung lexoffice Lohn & Gehalt wurde speziell für kleine Unternehmen bis maximal 50 Mitarbeiter:innen entwickelt. Sie vor allem dann für Sie geeignet, wenn Sie die Lohnabrechnung online erstellen möchten, um orts- und zeitunabhängig arbeiten zu können.
Vergleichen Sie schnell und einfach unsere Lösungen miteinander und finden Sie die passende Variante für Ihren Bedarf!
Um den Nettolohn bzw. das Nettogehalt Ihrer Mitarbeiter:innen zu berechnen, können Sie folgendermaßen vorgehen:
Gesamtbrutto minus Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Arbeitnehmer:innenanteile zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung ist gleich Nettoentgelt.
Der Nettolohn kann darüber hinaus durch weitere Abzüge gemindert werden. Hierzu zählen unter anderem:
Gleichzeitig kann er beispielsweise durch Zuschüsse zur Kranken- oder Pflegeversicherung aber auch nach oben korrigiert werden. Daraus ergibt sich schlussendlich der Auszahlungsbetrag für den:die Arbeitnehmer:in.
Mit unseren Software-Lösungen können Sie Ihre Lohnbuchhaltung einfach und gesetzeskonform erledigen. Darunter fallen unter anderem auch:
Das Programm berechnet die Brutto- und Nettolöhne Ihrer Mitarbeiter:innen auf den Euro genau – inklusive aller Steuern und Abgaben. Folgende Daten werden dabei ermittelt:
Falls Mitarbeiter:innen einen Firmenwagen nutzen, können Sie damit sogar den geldwerten Vorteil ermitteln.
Ist es möglich, die Daten aus einem Lexware Lohnprogramm in die Buchhaltung zu übermitteln? Lassen sich die Lohnabrechnungen auch online erstellen? Können alle Meldungen und Daten einfach und sicher übermittelt werden?
Im Folgenden finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die Lohnbuchhaltung mit einer Software von Lexware.
Lexware lohn+gehalt verfügt über zahlreiche Schnittstellen und Service-Module für den Datenexport und -import. Hierzu gehört auch eine Export-Schnittstelle zu unserer Buchhaltungssoftware Lexware buchhaltung. Dadurch lassen sich alle wichtigen Lohndaten per Klick an die Buchhaltung übermitteln.
Wenn Sie neben lexoffice Lohn & Gehalt zusätzlich lexoffice Buchhaltung & Berichte nutzen, werden die Personalkosten automatisch verbucht. Unser Tipp: Sparen Sie Geld und entscheiden Sie sich gleich für die Komplettlösung lexoffice Buchhaltung & Lohn.
Als Arbeitgeber:in sind Sie dazu verpflichtet, den Krankenkassen alle Änderungen im Arbeitsverhältnis Ihrer Mitarbeiter:innen im laufenden Kalenderjahr elektronisch zu melden. Dazu gehören:
Neueintritte bzw. Austritte durch Kündigung müssen Sie unmittelbar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses melden. Außerdem sollten Sie unbedingt darauf achten, alle Personalveränderungen vor einem Lohnabrechnungsablauf direkt in Ihrer Lohnbuchhaltung zu erfassen.
Meldungen an die Sozialversicherungsträger können Sie mit unserer Lohnbuchhaltungssoftware mit wenigen Klicks erstellen und fristgerecht übermitteln.:
Außerdem können Sie mit unseren Software-Lösungen ganz einfach Bescheinigungen für Mutterschutz, Krankengeld und vieles mehr übertragen.
Unsere Lohnbuchhaltungsprogramme beinhalten einen komfortablen Assistenten zur Berechnung der gängigsten Formen betrieblicher Altersvorsorge, unter anderem:
Dank regelmäßiger Aktualisierungen arbeiten Sie immer auf dem aktuellen Gesetzesstand. Beispielsweise werden die geltenden Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherungsträger in der Software automatisch berücksichtigt.
Ja, mit unserer Cloud-Lösung lexoffice Lohn & Gehalt erstellen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen online. Das heißt: Sie können orts- und zeitunabhängig von jedem Endgerät auf Ihre Lohnbuchhaltungssoftware zugreifen, die Daten anpassen und Lohnabrechnungen online erstellen. Einzige Voraussetzung: Sie benötigen eine Internetverbindung.
Für alle die eine Desktop-Lösung bevorzugen, also eine Software, die Sie auf einem PC installieren, bieten wir unsere Produktreihe Lexware lohn+gehalt an.
Wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung anmeldet, weckt das bei den meisten Unternehmen kein allzu gutes Gefühl. Ist eine Überprüfung der Lohnbuchhaltung vorgesehen, liegen die Schwerpunkte vor allem auf folgenden Bereichen:
Hinzu kommt, dass das Augenmerk des Betriebsprüfers häufig auch auf den Abrechnungen von Praktikant:innen, Werkstudent:innen und geringfügig Beschäftigten liegt. Wenn Sie Ihre Bücher sauber führen und einen ordentlichen JahresabschlussKaufleute sind vom Gesetzgeber her dazu verpflichtet, am Ende eines Geschäftsjahres den sogenannten Jahresabschluss zu erstellen, um die finanzielle Lage des Unternehmens festzuhalten. Er besteht aus der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Bei Kapitalgesellschaften kommt außerdem ein Anhang und ggf. ein Lagebericht hinzu. vorweisen können, haben Sie bei einer Lohnsteueraußenprüfung aber in der Regel nichts zu befürchten. Ein Lohnabrechnungsprogramm wie Lexware lohn+gehalt oder lexoffice Lohn & Gehalt unterstützt Sie bei diesen Aufgaben und sorgt dafür, dass sich erst gar keine Fehler einschleichen.
Ja. Damit Sie in aller Ruhe herausfinden können, ob die gewählte Software zu Ihren Bedürfnissen passt, haben Sie die Möglichkeit, diese 30 Tage in Ihrer Lohnbuchhaltung zu testen.
Wenn Sie das getestete Lohnbuchhaltungsprogramm nach dieser Zeit nicht mehr nutzen möchten, senden Sie uns einfach eine E-Mail zu, in der Sie dessen Deinstallation bestätigen. Oder lassen Sie die 30-Tage-Testversion der Cloud-Lösungnull lexoffice Lohn & Gehalt einfach auslaufen, wenn Sie sie nicht verlängern möchten.
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