В кабинете СБИС документы делятся на внутренние и внешние — первыми обмениваются с коллегами внутри компании, вторыми — с контрагентами. Принцип работы с ними единый: их можно создавать, редактировать, искать, сортировать и массово обрабатывать, но у каждого типа есть свои особенности.
У документов есть регламент. Он определяет участников документооборота, варианты маршрута, доступные действия, а также в каком разделе СБИС будет отображаться документ. Например, договор, который прислал контрагент попадет в раздел «Документы/Входящие», а поручение, которое написали вы можно будет найти в «Задачи/От меня».
Входящие
Все, что присылают контрагенты: первичные документы, письма и так далее, хранится в разделе «Входящие». Здесь можно увидеть кто отправил и получил документ, его тип, вложения, комментарии, а также создать новый или скачать документ на компьютер. Можно обрабатывать как один, так и несколько договоров, счетов, реализаций сразу. Чтобы следить за прохождением документа, обратите внимание на его статус — он покажет, какой документ принят, а какой еще не обработан.
В общем списке документы сортируются по дате поступления. Чтобы найти нужный воспользуйтесь строкой поиска и фильтрами.
Добавьте собственные пометки и комментарии, чтобы важный документ или информация в нем не потерялись.
Исходящие
Создать новый и найти уже отправленный документ можно в разделе «Исходящие». Создавайте вручную счета, реализации и фактуры, загружайте их с компьютера или из вашей учетной системы, следите за статусом и состоянием.
Список выглядит и сортируется по тем же принципам, что и во «Входящих». Чтобы найти документ используйте поиск, фильтры и сортировку.
Письма
Отправляйте документы в свободной форме — пишите письма, соглашения или поздравительные открытки своим контрагентам. Полученные и отправленные письма будут храниться в разделах «Входящие» и «Исходящие» соответственно.
Принцип работы в «Письмах» такой же, как и в других разделах: можно фильтровать, сортировать, загружать и выгружать записи, следить за статусом и состоянием.
Исходящие письма можно дополнить специальным шаблоном, чтобы не писать текст каждый раз.
Корреспонденцию, которая приходит в бумажном виде, можно добавить к электронному архиву.
Разобрать
В этом разделе хранятся нераспределенные документы. Например, секретарь получил акт выполненных работ, но у него недостаточно прав, чтобы принять его к учету — это делает бухгалтер на аутсорсе. Чтобы передать документ в обработку, получатель загружает документ в раздел «Разобрать» и передает бухгалтеру.
В зависимости от конфигурации кабинета СБИС раздел «Документы» может выглядеть по-разному. При некоторых настройках вместе с основными пунктами «Входящие» и «Исходящие» могут отображаться дополнительные, например, во входящих — поступления и счета, в исходящих — реализации и счета.