Overheid liet eigen vergaderplatform bouwen, maar nam het nooit in gebruik

Het zogenoemde Dutch Secure Mobile Communication Platform wordt niet verder gebruikt ‘wegens een verwachte lange ontwikkeltijd en (nog) onvoldoende gebruiksgemak voor de doelgroep’, aldus een woordvoerder van Binnenlandse Zaken (BZK). Het ministerie heeft de formele banden met de betrokken stichting, New Trust Foundation (NTF), verbroken.

De stichting was eind 2019 opgericht als een publiek-private instelling om veilig digitaal werken te promoten. Voorzitter was een ambtenaar van Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) die onder het ministerie van BZK valt.

Kort na het uitbreken van de coronacrisis kreeg NTF de opdracht om voor de overheid een eigen Zoom, Teams of Webex te ontwikkelen. De overheid betaalde in totaal voor ruim 886 duizend euro aan voorschotten aan de stichting. Vanwege tijdsdruk werd er geen aanbesteding gedaan.

Om controle te houden over de uitgaven zette het ministerie, dat op dat moment onder leiding stond van CDA-minister Raymond Knops, een tweede ambtenaar in het bestuur van NTF. Het derde bestuurslid was een specialist in digitale zaken, Arthur van der Wees. Na het binnenhalen van de opdracht huurde het bestuur het bedrijf van Van der Wees in om ondersteuning te leveren. In totaal kreeg de onderneming zeker 64.800 euro aan voorschotten van de overheid, zo blijkt uit een rapport van de Auditdienst Rijk, die onderzoek deed naar de gang van zaken.

Geen aanbesteding

De twee ambtenaren in het bestuur van de stichting stemden in met de vergoedingen voor het bedrijf van hun medebestuurslid, maar inmiddels erkent het ministerie dat die opdracht niet onderhands verstrekt had mogen worden. ‘Het is ongelukkig dat de stichting een overeenkomst is aangegaan met het bedrijf van een van haar eigen bestuursleden, ondanks dat dit enkel heeft geleid tot een prototype. De inhuur van deze ondernemer had aanbesteed moeten worden.’

Van der Wees zelf vindt het logisch dat hij de opdracht kreeg. ‘Ik ben niet verantwoordelijk of iets wordt aanbesteed of niet. Ik kreeg het vertrouwen dat ik dit kon organiseren samen met de andere bestuursleden. En dat hebben we ook waargemaakt. Met een minder ondernemende groep mensen was je eerst eindeloos bezig geweest om de requirements (vereisten, red.) te omschrijven en dan was de crisis al over geweest.’

De stichting NTF besteedde de ontwikkeling van het videoplatform grotendeels uit aan de commerciële onderneming X-Systems, een bedrijf dat gespecialiseerd is in digitale beveiliging. Zeker 440 duizend euro van het door de overheid voorgeschoten geld kwam bij dat bedrijf terecht. Ook daarbij organiseerde de stichting geen aanbesteding. ‘Vanwege de coronacrisis en het belang van een veilig videovergaderplatform is gekozen voor een rechtstreekse gunning vanuit de stichting aan X-Systems’, aldus de woordvoerder van BZK, die er ook op wijst dat een voorwaarde was dat het bedrijf volledig in Nederlandse handen was.

Gebruiksvriendelijkheid

John Meyers, chief technology officer van X-Systems, zegt dat hij werd gevraagd om ‘met spoed’ een ‘zeer veilig communicatieplatform’ te ontwikkelen als alternatief voor het onveiliger Zoom. Het platform dat hij bouwde is veilig, draait op Nederlandse servers, maar is minder gebruiksvriendelijk, geeft hij toe. Een onlinevergadering kan bijvoorbeeld niet worden gestart zonder dat alle deelnemers worden ‘geverifieerd’ door anderen. Er moest sprake zijn van een ‘besloten groep’ mensen. Een complex proces met verschillende handelingen en dubbele wachtwoorden, die het onmogelijk maakt om spontaan een vergadering te beginnen. Meyers: ‘We hebben gepoogd het gemak te verbeteren, maar dat maakte het ook ingewikkelder.’

Om te voorkomen dat ambtenaren allemaal een applicatie moesten downloaden, is het systeem ook geschikt gemaakt voor gebruik in een browser en op mobiele telefoons. Meyers: ‘Het moest overal kunnen draaien.’ Meyers zegt dat het systeem na een ‘moeilijke tijd’ uiteindelijk naar behoren werkt. De overheid trok er desondanks de stekker uit.

Na het stopzetten van het project zijn de twee ambtenaren eind 2020 – op dat moment was D66’er Kajsa Ollongren weer minister – uit het bestuur van de New Trust Foundation gestapt. ‘Het ministerie wilde na het stopzetten van deze publiek-private samenwerking begrijpelijkerwijs schoon schip maken’, zegt Van der Wees over het opstappen van zijn medebestuursleden.

Binnenlandse Zaken, dat een prototype van het videosysteem heeft opgeslagen, blijft erbij dat het een goed idee was om de opdracht te gunnen aan de stichting van een eigen ambtenaar. ‘Het doel was een publiek-private samenwerking aan te gaan met marktpartijen en kennisinstellingen’, aldus de woordvoerder.

De overheid is de enige partij die geld heeft gestoken in het afgeblazen project. Van der Wees wijst er wel op dat zijn bedrijf en X-Systems ook hebben bijgedragen door lang niet alle uren te declareren. Volgens Meyers van X-Systems draait het platform nog steeds in een beveiligde omgeving en is het klaar om gebruikt te worden. Hij is ‘best trots’ op wat hij heeft gemaakt en hoopt dat de overheid zich zal bedenken.