Почему бизнес переходит на онлайн-решения для организации командировок
Бизнес-тревел-агентства появились в девяностые годы, когда у компаний не было возможности самостоятельно купить билеты, для этого нужен был посредник.
Сегодня такой проблемы нет, и на смену устаревшим агентствам приходят облачные решения, которые дешевле, надежней, а главное, позволяют интегрировать командировки во внутренние процессы бизнеса. Например, сделать так, чтобы авансовые отчеты заполнялись автоматически, а данные о затратах попадали в управленческую отчетность.
Совместно с одним из лидеров российского рынка по скорости роста, онлайн-решением Smartway, мы расскажем и покажем на примерах реальных компаний, как бизнес экономит время и деньги на командировках.
P. S. А если вы хотите сразу прочитать подробные отзывы о работе со Smartway от компаний «Додо Пицца», Модульбанк, Gett и других, то вам вот по этой ссылке.
Как работают онлайн-решения и что дают бизнесу
Внешне это платформы, которые напоминают привычные сайты для покупки билетов и проживания в отелях. Вы вводите направление, даты и получаете все доступные варианты по лучшим ценам. При этом бизнес также получает дополнительные услуги: тревел-поддержку 24/7, инструменты согласования и контроля расходов, закрывающие документы, оплату по счету и кешбэк от авиакомпаний.
«Мы технологичная компания и выбираем цифровые решения, которые помогают автоматизировать бизнес-процессы. Smartway помог нам наладить обмен данными с системой документооборота: мы настроили интеграцию с «1С» и оптимизировали работу бэк-офиса и бухгалтерии».
Посмотреть, как работает платформа, и сравнить цены вы можете в бесплатной демоверсии Smartway.today.
Как бизнес экономит деньги
3 главных преимущества, за счет которых можно снизить затраты на командировки до 15%:
1
Стоимость билетов и отелей. Платформы подключаются к десяткам поставщиков и сравнивают цены в режиме реального времени. Как итог, пользователи получают лучшую цену на конкретный билет или номер в отеле. Менеджеры агентства не имеют возможности моментально сравнить разных поставщиков и в целом заинтересованы продать самый дорогой вариант, чтобы получить дополнительную комиссию. Поэтому часто клиенты не получают лучшие условия.
2
Прозрачное ценообразование. Работая с агентствами, клиент вынужден оплачивать все их высокие операционные расходы. Заявки приходят по электронной почте или телефону и требуют времени сотрудника: он должен прочитать заявку, связаться с заказчиком, уточнить детали, подобрать варианты, согласовать, выкупить и отправить ваучеры. Время этого сотрудника всегда оплачивает клиент и чаще всего за счет скрытых наценок. Онлайн-платформы — это автоматизированный бизнес, люди только оказывают тревел-поддержку.
3
Возможность интеграции. Сервис хранит данные о сотрудниках и поездках централизованно, поэтому компании могут интегрироваться с платформой. Например, можно подключить интеграцию с учетной системой и автоматически передавать в нее информацию для создания авансовых отчетов.
«Чтобы решить проблемы, мы перешли на Smartway и продолжаем с ними сотрудничать до сих пор. Мы охотно пользуемся возможностью настройки лимитов и тревел-политик для сотрудников, например, есть направления, где мы четко прописали доступы и ограничение по стоимости. Рядовой сотрудник, войдя в систему, увидит лишь те отели, которые находятся в пределах установленного для него лимита».
— Яна Громова, управляющий директор блока поддержки бизнеса Модульбанк
Результаты работы со Smartway: Модульбанку удалось снизить расходы на 4 млн рублей в квартал.
Как реализован контроль затрат на командировки
При бронировании поездок через агентство кто-то должен следить за соблюдением тревел-политики компании. Одним сотрудникам можно летать бизнес-классом, другим — нет, одним можно бронировать пятизвездочные отели, другим — только четыре звезды и так далее. Онлайн-сервисы дают инструменты для автоматического контроля соблюдения корпоративных правил. Система просто не дает приобрести билет или номер в отеле, если он не соответствует правилам компании.
Хотите, чтобы сотрудники согласовывали каждую покупку? Это настраивается просто. Вместо кнопки «Купить» сотрудник увидит кнопку «Отправить на согласование». Руководитель получит письмо с деталями поездки и сможет согласовать или отказать прямо из письма.
«Доступ к Smartway со своим лимитом имеют все, кто часто ездит в командировки. Также не возникает вопросов «А можно мне такой-то отель?». Все доступные предложения сразу видно в сервисе. А еще практически сошли на нет ситуации с переносом рейсов. И в целом теперь на всё бронирование уходит меньше времени: встроенные инструменты делают согласование простым и автоматизированным процессом».
— Дмитрий Рыжов, директор по маркетингу Gett Россия
Два главных преимущества для бухгалтерии: интеграция с «1С» и гибкие закрывающие
В Smartway есть встроенная интеграция с «1С: Бухгалтерия», она не требует разработки, поддерживается «1С» и подключается за две минуты.
Вот как это работает.
1
Билеты автоматически загружаются в «1С: Бухгалтерию» и учитываются по факту покупки. При создании авансового отчета билеты автоматически прикрепляются к нему, а НДС попадает в книгу покупок.
2
Если сотрудник заполнил авансовый отчет внутри системы Smartway, то он автоматически загрузится в «1C». Бухгалтеру необходимо только подтвердить данные и провести отчет.
Гибкая настройка закрывающих документов:
формируются с любой периодичностью;
могут разделяться по видам услуг, центрам затрат или формироваться на каждую покупку, вы сами выбираете, как вам удобно;
копии всегда доступны в сервисе, а оригиналы отправляются по почте или ЭДО.
Документы всегда доступны в личном кабинете. Можно настроить автоотправку документов на электронный адрес бухгалтерии и всегда получать их вовремя. Разумеется, это не исключает отправку оригиналов или работу по ЭДО.
«Smartway помог нам наладить обмен данными с системой документооборота: мы настроили интеграцию с «1С» и оптимизировали работу бэк-офиса и бухгалтерии».
Как онлайн-платформы упрощают работу руководителей: 3 главных преимущества
1
Аналитика настраивается под компанию: вы сами выбираете, какие метрики должны анализироваться и в каком разрезе — проектов, департаментов, холдингов или в любых других форматах.
2
Интеграция с ERP-системой: все затраты на командировки будут автоматически учитываться и разноситься по правильным полям «1С».
3
Все действия сотрудников сохраняются в системе: всегда можно посмотреть, кто согласовал поездки, кто приобретает билеты в последний момент, а кто нарушает тревел-политики.
«Немаловажное преимущество сервиса — отчетность. Мы настроили доступ для сотрудника финансового департамента, он видит затраты на поездки в каждом проекте и получает готовые документы для бухгалтерии. Возможность выбора кост-центра значительно облегчает работу. В Smartway даже можно настроить, с какой периодичностью в личном кабинете будут появляться закрывающие документы, и есть удобные аналитические инструменты, которые облегчают анализ по любым параметрам».
— Надежда Николаева, старший финансовый менеджер Alvarez & Marsal
Если в компании есть тревел-менеджер, то вот как онлайн-платформа сделает его работу эффективней
Если вы не планируете раздавать доступы сотрудникам, то можно ограничиться личными кабинетами только для сотрудников, которые отвечают за организацию поездок: тревел-менеджера, секретаря, ассистента. В этом случае менеджеры самостоятельно купят для всех сотрудников необходимые услуги, а онлайн-платформа упростит их работу.
1
Все данные о сотрудниках сохраняются, не надо каждый раз вводить паспортные данные или отправлять их в агентство.
2
Контроль тревел-политик: тревел-менеджерам необязательно держать в голове, что Иван Петрович может купить билет за 5 тысяч, а Петр Иваныч — за 10 тысяч рублей. Система сама проверит соответствие и предупредит, если тревел-политика нарушена.
3
Бесплатная отмена авиабилетов. Если вы купили билет по ошибке, то в течение нескольких часов вы можете бесплатно его сдать, даже если это невозвратный тариф. Этот функционал полностью автоматический, вам не придется писать и ждать ответа менеджера.
4
Если у вашей компании есть прямые договоры с авиаперевозчиками или гостиницами, то эти условия будут автоматически отражены в системе.
«Теперь сотрудники подают заявки на поездки через систему внутреннего документооборота, где сразу указывают условия и пожелания. А менеджер подбирает, бронирует и оплачивает отели и билеты через Smartway. Для нас важно, что всё происходит в одном сервисе и что интерфейс действительно удобный».
Агентства выделяют на компанию персонального менеджера, и это не всегда хорошо. Помощь может понадобиться в любой момент, но ни один менеджер не работает 24 часа в сутки: у него выходные, отпуск и больничный, он может уволиться. Персональный менеджер — это миф, который помогает продавать агентствам свои услуги. Более того, это еще один человеческий фактор и дополнительные риски, если сотрудник уволится или заболеет.
В онлайн-решениях, таких как Smartway, поддержка доступна 24 часа 7 дней в неделю, а информация об обращениях клиентов хранится в бэк-офисе. Когда компания пишет в поддержку, менеджер сразу видит историю переписки, комментарии по предыдущим запросам и другую необходимую информацию. Сотруднику компании не приходится каждый раз объяснять ситуацию, решения всегда учитывают предыдущий опыт.
Кроме стандартных ситуаций типа «опоздал на самолет», поддержка обрабатывает сложные запросы. Нестандартный запрос, который периодически решает Smartway, — аренда вертолета.
Как подключить
Онлайн-решение подключается просто. Не нужно скачивать и устанавливать отдельные программы — сервис работает в интернете. Вы просто вводите на сайте логин и пароль и заходите в личный кабинет, где подбираете и оплачиваете нужные услуги. Для удобства можно скачать мобильное приложение и организовывать деловые поездки из любой точки, где есть доступ к сети: по дороге на работу, в кафе во время обеда или прямо в аэропорту.
Получите демодоступ к Smartway и попробуйте онлайн-решение бесплатно.
Поделиться:
Что говорят о платформе SmartWay те, кто уже попробовал
Почувствуйте разницу Додо пицца, Револют, Gett и другие бренды рассказали, как они организовали командировки
Надежда Николаева
Cтарший финансовый менеджер Alvarez & Marsal
Сотрудники заметили разницу: как в Alvarez & Marsal организовали командировки с помощью Smartway
Количество сотрудников: 50
Количество командировок: 700–1000 в год
Основные направления: Россия, СНГ, Восточная Европа
Alvarez & Marsal — международная консалтинговая компания, которая занимается проектами по временному управлению, повышению операционной эффективности и финансовыми расследованиями. У нас более 50 офисов в разных странах и клиенты по всему миру. Так как наша работа требует практического вовлечения в операционную деятельность компаний клиентов, мы должны находиться там, где сосредоточено управление бизнесом. Поэтому консультанты ездят в командировки очень часто, 50–60 поездок в месяц. В некоторых проектах сотрудники до 80% рабочего времени проводят у клиента и возвращаются домой только на выходные.
Штат у нас небольшой, специальных тревел-менеджеров нет, поэтому командировками занимаются сотрудники административного отдела. Раньше мы сотрудничали с туристическим агентством, где заявки от нашей компании обрабатывались вручную. Это иногда приводило к ошибкам при бронировании поездок. Когда мы увидели в СМИ статью о Smartway, решили попробовать и подключились к сервису.
Со Smartway бронирование стало гораздо оперативнее. Мы можем без вовлечения сотрудников туристического агентства, самостоятельно через личный кабинет на сайте Smartway, оформлять командировки онлайн — забронировать одну поездку можно буквально за пару минут. Зачастую для нас это критично, когда необходимо сделать всё очень быстро.
Еще нам нравится, что в Smartway можно сохранять направления, рейсы и отели в избранном. Благодаря понятному интерфейсу нужную услугу — покупку билетов, трансфер, подбор гостиницы — мы можем выбрать в два клика. А автоматическая отправка билетов и ваучеров после покупки на почту сотрудника и административного отдела способствует быстрому обмену информацией.
Ну, и немаловажное преимущество сервиса — отчетность. Мы настроили доступ для сотрудника финансового департамента, он видит затраты на поездки в каждом проекте и получает готовые документы для бухгалтерии. Возможность выбора кост-центра значительно облегчает работу. В Smartway даже можно настроить, с какой периодичностью в личном кабинете будут появляться закрывающие документы, и есть удобные аналитические инструменты, которые облегчают анализ по любым параметрам.
Я уверена, что все сотрудники заметили разницу при переходе на Smartway. Я и сама ее почувствовала. Недавно ездила в Лондон, оплатила поездку в сервисе и сразу получила билеты и бронь на e-mail.
Виктория Киселева
HR-менеджер «Додо Пиццы»
В какой-то момент поездки стали включать несколько стран и городов: как в «Додо Пицце» организовали командировки
Количество сотрудников: 300+
Количество командировок: 1000+ в год
Основные направления: Китай и Великобритания, Санкт-Петербург и Сыктывкар
В управляющей компании 300 сотрудников работают в четырех офисах: два в Москве, в Сыктывкаре и Нижнем Новгороде. Сотрудники постоянно путешествуют между офисами, ездят на конференции и обучающие мероприятия для локальных партнеров: в нашей сети больше 590 пиццерий.
Раньше каждый сотрудник планировал поездку самостоятельно и оставлял заявку на командировку в «Google Формах». Затем заявка отправлялась в разные агентства, с которыми мы работали. Это существенно замедляло процессы, которые и без этого никак не регламентировались. Когда командировки стали ежедневными, а поездки стали включать несколько стран и городов, вопрос оптимизации бронирования встал ребром.
Мы технологичная компания и выбираем цифровые решения, которые помогают автоматизировать бизнес-процессы. Поэтому, когда услышали от партнеров про возможности Smartway, сразу решили попробовать.
Результат нас устраивает. Теперь сотрудники подают заявки на поездки через систему внутреннего документооборота, где сразу указывают условия и пожелания. А менеджер подбирает, бронирует и оплачивает отели и билеты через Smartway. Для нас важно, что всё происходит в одном сервисе и что интерфейс действительно удобный. Я могу купить билеты, пока еду на работу, через приложение для телефона. Иногда приходится оформлять билеты в день отправления, поэтому простота использования системы и оперативность работы службы поддержки являются приоритетом.
Помимо этого, раньше много сил тратилось на отчетность. Smartway помог нам наладить обмен данными с системой документооборота: мы настроили интеграцию с «1С» и оптимизировали работу бэк-офиса и бухгалтерии.
Вероника Шевцова
Менеджер по командировкам Revolut
Сгонять в Лондон: как путешествуют сотрудники Revolut
Количество сотрудников: 1500+
Количество командировок: 300+ в год
Основные направления: Лондон, Краков, Москва, Санкт-Петербург
Revolut состоит из множества продуктовых команд, и часто возникает ситуация, когда над одним проектом работают дизайнер из Москвы, разработчики из Кракова, а line manager или PO (product owner) находится в Лондоне. Как бы ни были развиты телеконференции и мессенджеры, иногда команде нужно встретиться лично, поэтому сотрудники часто летают в командировки.
Раньше мы пользовались b2c-агрегаторами. С одной стороны, это было удобно: позволяло найти самый удачный вариант для сотрудников и не тратить время на общение с менеджером агентства. С другой стороны, сотрудники тратили время на сбор чеков и счетов-фактур, а бухгалтерии приходилось следить за этим. С увеличением числа командировок острее встал и вопрос менеджмента: нам необходимо знать, кто из сотрудников улетел и когда он вернется, а единой и удобной базы не было.
Всё это было неэффективно, и мы решили перейти на специализированное решение. При выборе подрядчика в первую очередь смотрели на уровень технологии и возможности системы. В нашей компании основной фокус всегда направлен на автоматизацию процессов, чтобы не привлекать людей к выполнению простой рутинной работы, которую может сделать робот.
Изучив рынок, выбрали Smartway: решение позволяло не менять существующие процессы в компании, но минимизировать головную боль с оплатами, документами и отчетностью. Удобство поиска билетов и отелей через Smartway сопоставимо с топ-порталами бронирования, но основное преимущество — это возможность организовать командировку — авиабилеты, экспресс в аэропорт, отель — полностью через одну систему.
Мы создали аккаунты всем сотрудникам, чтобы они могли самостоятельно выбирать удобные варианты. Если раньше они искали билеты и размещение на агрегаторах, оплачивая то и другое по отдельности, сейчас они делают всё внутри одной системы. Плюс при бронировании жилья через известные всем порталы возникала ситуация, когда корпоративная карта нужна была только для брони, а оплачивать всё равно нужно было при въезде. Это очень неудобно как для сотрудника, так и для бухгалтерии. Оплачивая гостиницу через Smartway, мы облегчили себе как процесс организации самой командировки, так и сбор закрывающих документов.
А чтобы не проверять каждый забронированный билет, мы ввели общие ограничения по стоимости. Если заявка не выходит за пределы лимита, сотрудник может самостоятельно всё оплатить, а если стоимость поездки выше, понадобится согласование. Еще мы подключили встроенную интеграцию с «1С: Бухгалтерией»: теперь на основе информации из сервиса проводки автоматически формируются и подтягиваются к авансовым отчетам. Единственное, чего нам не хватает, — это возможности бронировать апартаменты из Airbnb и покупать билеты европейских лоукостеров.
Дмитрий Рыжов
Директор по маркетингу Gett Россия
От Питера до Москвы и обратно: как путешествуют сотрудники Gett
Количество сотрудников в России: 250
В командировки ездят: 37–50 сотрудников
Количество командировок: до 20 в месяц
Основные направления: Санкт-Петербург и города-миллионники
Каждый пятый сотрудник российского подразделения регулярно бывает в командировках, чаще всего это представители отделов B2B-продаж и маркетинга. Они ездят в Санкт-Петербург и другие миллионники: Gett работает по всей России, а управлять компанией удаленно, не оценив ситуацию на месте, не лучшая идея. Поэтому мы часто посещаем региональные офисы, летаем на переговоры с ключевыми клиентами и конференции.
Раньше командировками занимался тревел-менеджер: искал билеты и отели, обсуждал детали и пожелания с сотрудниками, согласовывал варианты и оплачивал поездку. Только вот обсуждение деталей отнимало очень много времени. Нужно было узнать пожелания сотрудника, прислать ему на выбор варианты рейсов и отелей. Затем выслушать все его комментарии и учесть требования: кому-то важно сидеть в «Сапсане» по ходу движения или возле стола, кому-то нужен отель рядом с местом встречи. Это неизбежно приводило к двум негативным последствиям: потере времени сотрудников и ситуациям, когда из-за несогласованности приходилось менять билеты и терять деньги компании. Но в целом система работала, поэтому я сначала не понимал, почему коллеги хотят перейти на Smartway. Но когда попробовали сервис, сразу почувствовал, что стало лучше. Сейчас не возникают истории, когда менеджер подбирает рейсы один раз, другой и погрязает в обсуждении деталей с сотрудниками. Теперь они сами всё бронируют: доступ к Smartway со своим лимитом имеют все, кто часто ездит в командировки. Также не возникает вопросов: «А можно мне такой-то отель?». Все доступные предложения сразу видно в сервисе. А еще практически сошли на нет ситуации с переносом рейсов. И в целом теперь на всё бронирование уходит меньше времени: встроенные инструменты делают согласование простым и автоматизированным процессом.
Яна Громова
Управляющий директор блока поддержки бизнеса Модульбанк
По России с ветерком: командировки сотрудников Модульбанка
Количество сотрудников: 1000+
Количество командировок: 600 в год
Основные направления: Новосибирск, Москва, Кострома, Уфа
90% наших командировок — это перемещение сотрудников между российскими офисами. Самое популярное направление — Москва — Новосибирск. Там у нас колл-центр, отдел продаж, поддержка и разработка. В Москве работают топ-менеджеры и маркетологи. Еще раз в квартал топ-менеджеры банка отправляются за рубеж на стратегические сессии: за последний год сотрудники побывали в Чехии, Бахрейне, Греции, сейчас собираются в ОАЭ. Мы считаем, что смена обстановки помогает им снять стресс, повысить креативность и спокойно обсудить планы на грядущие три месяца.
Раньше у нас было много подрядчиков: ж/д билеты — у одного, авиа- — у другого, отели — у третьего. Приходилось постоянно звонить и спрашивать статус, никакого понимания по цене и срокам решения. Оперативно забронировать авиабилет, гостиницу или поменять условия брони в таких условиях было невозможно. Мы отправляли деньги в агентство и 1–2 дня ждали билеты или необходимую информацию. Да и доступ к паспортным данным сотрудников при таком раскладе имело множество людей, это никому не нравится. Нам как банку хорошо понятны эти тревоги и риски. Чтобы решить проблемы, мы перешли на Smartway и продолжаем с ними сотрудничать до сих пор. Что важно, теперь данные сотрудников не проходят через множество рук — они хранятся на серверах с ограниченным доступом. Также мы охотно пользуемся возможностью настройки лимитов и тревел-политик для сотрудников, например, есть направления, где мы четко прописали доступы и ограничение по стоимости. Рядовой сотрудник, войдя в систему, увидит лишь те отели, которые находятся в пределах установленного для него лимита.