Есть два подхода к отчётам: правильный и неправильный.
Правильный подход: менеджер ставит задачи специалистам, заносит их в таск-менеджер. Специалисты выполняют задачи, сдают их менеджеру, делают отметки об их выполнении в таск-менеджере. Т.к. менеджер сам ставил задачи, то он знает, чем занят в конкретный момент времени сотрудник, может оценить трудоёмкость его задач и качество выполнения. Есть прямая связь между количеством и качеством выполненных задач и размером оплаты труда. Отчёты специалистов не нужны.
Результат: специалисты выполняют именно ту работу, которая нужна предприятию. Производительность труда растёт. Размер оплаты труда тоже растёт, но не так быстро, как производительность - оптом дешевле.
Неправильный подход: менеджер не ставит задачи специалистам. Он заставляет специалистов писать план работы на некоторый период времени - ну, они же знают свою работу, в отличие от менеджера. После периода он заставляет их писать отчёты того, чем они занимались, чтобы проконтролировать, не бездельничали ли сотрудники. Есть прямая связь между качеством плана и отчётов и отношением к сотруднику, возможно, оплатой труда.
Результат: Сотрудники заняты придумыванием того, чем они занимались, чтобы менеджер не подумал, что они бездельничали. Планы и отчёты выполняются в ущерб работе, т.к. рабочий день не резиновый. Чем больше планов и отчётов, тем хуже качество работы. Апогей глупости - ежедневные отчёты с фиксацией времени выполняемых операций.
Пример из системы образования
Правильно: Минобрнауки разрабатывает учебные программы, в том числе варианты содержания лекций и практических занятий. Минобрнауки, ОБЛОНО и ГОРОНО культивируют методическое мастерство педагогов, выпускают и рассылают методички, проводят занятия с учителями. Возможно, есть школы при Минобрнауки, ОБЛОНО и ГОРОНО, где мэтры обкатывают своё методическое мастерство на счастливчиках. Учитель выполняет роль актёра и воспитателя: его задача в увлекательной форме и понятно объяснить материал, решить задачи, привнести в жизнь учеников разумное, доброе и вечное, заставить учеников запомнить материал и помочь его осмыслить. Качество работы учителя проверяется как непосредственно - посещением занятий специалистами ГОРОНО, ОБЛОНО и Минобрнауки, так и по результатам контрольных. Учитель заполняет только классный журнал. Учитель не пишет отчёты. Возможно, он пишет раз в полугодие небольшие докладные записки установленной формы для школьных психологов, психологов РОНО и ОБЛОНО о проблемных учениках и о способных учениках, успевающих и неуспевающих. Количество труда учителя оценивается по количеству проведённых уроков. Качество - по результатам контрольных и олимпиад. Любая другая отчётность строго запрещена. Должностные лица, которым нужна какая-то статистическая информация, ищут её сами из доступных источников вроде цифрового журнала.
Неправильно: Минобрнауки разрабатывает формы планов и отчётов. Учитель выбирает учебную программу сам, пишет план занятий, пишет отчёт о том, как составленный план соответствует образовательным стандартам и неведомым компетенциям, классификатора которых пресловутое Минобрнауки не удосужилось разработать. Потом учитель проводит занятия и пишет стопятьсот всевозможных отчётов о том, как что прошло и какие тончайшие нюансы и вибрации при этом были замечены по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Все эти планы и отчёты идут в ущерб занятиям. Учителю некогда учить детей, он занят только написанием отчётов.
Вывод: Отчёты о работе не нужны. Вообще. Если человек любит работу, он будет делать работу в ущерб отчётам, и отчёты будут плохие. Показатель высокого профессионализма - отказ писать отчёты. Если Вы собственник, и у Вас завёлся менеджер, который придумывает разные формы отчётов - он не знает дело, которым он руководит, и не хочет в нём разбираться самостоятельно, не хочет активно с ним взаимодействовать. Он любит учиться, любит задавать вопросы, он - пассивный слушатель. Смело увольняйте его, и ищите того, кто умеет и любит делать дело. Вы гарантированно не прогадаете.
Отчёт - это уловка менеджера по перекладыванию своей работы на исполнителей.