Die moderne Arbeitswelt soll unseren beruflichen Alltag effizienter machen. Wo früher analoge Papierstapel durch den Raum getragen und zeitintensiv bearbeitet wurden, kann heute – dank zunehmend digitaler Workflows – eine Menge Aufwand eingespart werden.

Das bringt viele Vorteile, kundenseitig wie intern. Denn laut einer Umfrage von Econsultancy in Zusammenarbeit mit Adobe sind es vor allem veraltete Systeme (39 Prozent) und zugrundeliegende Workflow-Probleme (36,5 Prozent), die die kundenzentrierte Arbeit dämpfen. Besonders wichtig: optimaler, abteilungsübergreifender Zugriff auf wichtige Daten – doch dafür braucht es die richtige Kombination aus Technologie und Workflows.

Der Weg dorthin ist vor allem anfangs nicht immer leicht. Zwar kam die Corona-Pandemie vielerorts einem Weitsprung in Richtung digitale Transformation gleich, doch die Festigung dieser gänzlich neuen Workflows ist oftmals eine Mammutaufgabe für alle Beteiligten.

Diesen Prozess kennt auch Pia Erlenkämper, Senior-Partner-Account-Managerin bei der DB Systel GmbH, nur zu gut. Sie begleitete das Auswahlverfahren sowie die aktuelle Implementierung einer Lösung für das digitale Dokumenten- und Vertragsmanagement für die hundertprozentige Tochter der Deutsche Bahn AG. „Digitalisierung kostet initial Geld, aber verschlankt durch ihren Einsatz Prozesse und spart Ressourcen.“, weiß Erlenkämper.

Mit Adobe Sign sowie Adobe Acrobat als Teil der Adobe Document Cloud fand sich eine Lösung, die alle Kriterien des Konzerns mit Bravour erfüllte: Neben der sehr guten UX und einfachen Nutzung war es vor allem die schnelle und reibungslose Integrierung in bestehende Workplace-Ökosysteme, die die Entscheidung der DB Systel GmbH beeinflusste.

Auch für die in Herzogenaurach ansässige Schaeffler-Gruppe  bot Adobe die passenden Lösungsansätze. „Adobe Sign hat uns sowohl durch die intuitive Bedienung und die internationale Kompatibilität, als auch durch die vielfältigen Schulungsmaterialien überzeugt“, berichtet Andreas Kin, verantwortlich für Strategy & Processes im Bereich Sourcing & Procurement bei Schaeffler. Der Zulieferer für Industrie und Automobile ist gerade im Einkauf in hohem Maß auf Unterschriften angewiesen. „Dokumente ausdrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen ist nicht nur zeitintensiv, sondern verbraucht auch unnötig viel Ressourcen.“

Ähnliches berichtet auch Andreas Reumann, Gruppenleiter IT bei der Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-GmbH (WVV)  – hier war Adobe Sign nur vier Wochen nach Implementierung technisch einsatzbereit. „So schnell implementieren ließ sich Adobe Sign wegen des Cloud-basierten Ansatzes. Ein Eingriff in die IT-Infrastruktur war deswegen nicht nötig“, so Reumann. Eine Stunde Webinar im Nachgang genügte, um alle Mitarbeitenden zu schulen. „Die Einführungszeit fiel unglaublich kurz aus. Das ist das Schöne an der Einfachheit von Adobe Sign“.

Lust auf noch mehr Einblicke hinter die Kulissen? Das ganze Gespräch mit Pia Erlenkämper von DB Systel, Biljana Retzlik von Grabarz & Partner sowie Dimitri Metzger von Merck Healthcare findest du auf Youtube:

Du willst auch eure Prozesse digitaler und damit effizienter machen? Dann teste jetzt Adobe Sign als Teil der Adobe Document Cloud und erlebe alle Vorteile eines digitalisierten Dokumenten- und Vertragsmanagements. Ob für den Vertrieb, das Personalwesen oder die Rechtsabteilung: Adobe Sign überzeugt dank zuverlässiger E-Signaturen, hoher Sicherheitsstandards und einfacher, geräteübergreifender Workflows – für die ganze Belegschaft. So kannst du in jeder Situation und bei jeder Gelegenheit das Maximum aus deinem Unternehmen herausholen.

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Weiterführender Lesetipp:

• Waiting for a sign? Deshalb solltest auch du die elektronische Unterschrift nutzen