Henkilötietojen käsittely Valterissa

Oppilas ja huoltaja: 

Valteri-koulussa opiskelevan oppilaan tietoja käsitellään perusopetuksen järjestämiseksi Primus/Wilma/Kurre:ssa sekä Nappula:ssa. Niihin tallennetaan mm. huoltajan yhteystiedot yhteydenpitoa varten sekä ruokavalio/allergiatiedot ruokailun järjestämiseksi koulussa. Tietoja saadaan huoltajilta, lähikoululta tai terveydenhuollolta.  

Oppilaista kerätään tietoja, jotka auttavat opettajia, kuntouttajia ja oppilaan tukena työskenteleviä auttamaan oppilasta oppimisen tavoitteiden saavuttamiseksi. Toimintakykyarvio.fi-palvelusta saatava toimintakyvyn kuvaus antaa suoraan oppilaan vahvuuksiksi kirjattavia toimintakykyyn liittyviä asioita. 

Oppilasarviointitiedot (koulutodistuksen sisältämät tiedot) siirretään lakiin perustuen Koski-tiedonsiirron avulla sähköisesti Opintopolku-palveluun.  

Tietoja säilytetään Valterin tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti.   

Ostopalveluiden (mm. koulutus, tukijakso, ohjauspalvelut jne.) asiakkaat: 

Valterin ostopalveluiden asiakkaiden tietoja käsitellään erilaisten palveluiden järjestämiseksi.  

Koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvat asiakkaat antavat itse sähköisen järjestelmän kautta yhteys-, laskutus- ja ruokavalio/allergiatietonsa ilmoittautuessaan koulutukseen. Koulutusasiakkaiden yhteystietoja käytetään lisäksi koulutuspalautteiden keräämiseen koulutussisältöjen ja toteutustapojen kehittämistyössä. Tietojen keräämisen yhteydessä asiakas voi antaa yhteydenotto/markkinointiluvan tai kieltää yhteystietojensa käytön markkinointiviestinnässä (uutiskirje). 

Ohjauskäynti- ja tukijaksoasiakkaiden yhteys- ja laskutustiedot saadaan pääsääntöisesti maksusitoumuksista ja palvelusopimuksista. Yhteystietoja käytetään palvelupalautteiden keräämiseen.

Ohjauskäynti- ja tukijaksoasiakkaiden tiedot tallennetaan ja tietoja käsitellään oppilastietojärjestelmässä.

Tietojen keräämisen yhteydessä asiakas (kunta) voi antaa yhteydenotto/markkinointiluvan tai kieltää yhteystietojensa käytön markkinointiviestinnässä (uutiskirje). 

Valterin tuottamia julkaisuja ja oppimateriaalia myydään Valteri-puodissa, asiakkaan ostotapahtuman yhteydessä syöttämiä tietoja käytetään tuotteiden toimittamiseen ja laskuttamiseen. Tietojen keräämisen yhteydessä asiakas voi antaa yhteydenotto/markkinointiluvan tai kieltää yhteystietojensa käytön markkinointiviestinnässä (uutiskirje).  

OTN - Oppimisen tuen neuvonta

Valteri tarjoaa oppimisen tuen neuvontaa. OTN-puhelun vastaanottaja Valterissa kirjaa tiedot palveluun soittavilta soittopyyntöön. Soittopyyntöön vastaaja arkistoi pyynnön.

Kuntayhteyshenkilöt 

Kuntayhteyshenkilörekisteri on Valterin kuntayhdyshenkilö- sekä sivistys- ja opetustoimenhenkilörekisteri, jonka avulla tiedotetaan mm. tuen järjestämiseen liittyvistä valtionavustuksista, koulutus ja verkostoitumistilaisuuksista sekä Valterin tarjoamista ohjauspalveluista. Kunnan yhteyshenkilöksi nimetty henkilö ilmoittaa itse tietonsa Valterille. Kuntayhteyshenkilö-kirjeen voi rekisteröity itse perua käyttämällä kirjeen helmasta löytyvää ”peruuta tilaus” –linkkiä. Uuden kuntayhteyshenkilön on tilattava kirje itselleen. Yhteystiedot voi myös korjata ottamalla yhteyttä tietosuojaselosteessa mainittuun yhteyshenkilöön.  

Uutiskirjeen tilaajat 

Valterin sähköinen uutiskirje on kaikkien halukkaiden tilattavissa. Uutiskirje ilmestyy kuusi kertaa vuodessa ja se lähetetään kaikille sen tilanneille. Lisäksi lähetämme mm. paikkakunta- tai ammattikohtaisia uutiskirjeitä.  Uutiskirje tarjoaa tietoa Valterin palveluista, koulutuksista, tutkimus- ja kehittämistyöstäsekä muista kiinnostavista lasten ja nuorten oppimisen ja koulunkäynnin tukeen liittyvistä aiheista.  Uutiskirjeen voi rekisteröity itse perua käyttämällä uutiskirjeen helmasta löytyvää ”peruuta tilaus” –linkkiä. Yhteystiedot voi myös korjata ottamalla yhteyttä tietosuojaselosteessa mainittuun yhteyshenkilöön.  

Vaativan erityisen tuen yhteistyöverkoston rakentaminen ja kehittäminen

Valteri kerää henkilön oman suostumuksen perusteella yhteystietoja Vaativan erityisen tuen yhteistyöverkoston rakentamiseksi ja kehittämiseksi tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskusohjelman sekä yhteistyöalueiden mukaisesti. Käytämme yhteystietoja VIP-verkoston ja vaativan erityisen tuen ajankohtaisista asioista ja kansallisesta kehittämistyöstä, opetus- ja opiskeluhuoltohenkilöstön täydennyskoulutuksista, VIP-työhön liittyvistä ryhmistä, tilaisuuksista ja tapahtumista sekä vaativan erityisen tuen toimijoiden tarjoamista palveluista tiedottamiseen. Lisäksi käytämme yhteystietoja uutiskirjeiden lähettämiseen.

Valterin työntekijät 

Valterin työntekijöiden tietoja käsitellään sekä Valterissa että valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa. Henkilötietoja käsitellään palkkojen maksuun ja palvelussuhteen hallintaan liittyviin tehtäviin. Työntekijöiden henkilötietoihin liittyvät tietosuojaselosteet löytyvät organisaation yhteisestä intrasta tietosuoja- ja tietoturva –osiosta.   

Kulunvalvonta ja kameravalvonta 

Kulunvalvontaan sekä kameravalvontaan liittyvät toimipistekohtaiset tietosuojaselosteet ovat nähtävillä toimipisteen infopisteessä ja/tai infotaululla.  

Valterin tietosuojaselosteet

Tietopyynnöt

Rekisteröidyllä on oikeus tietää käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

Tietopyyntö tehdään Valteriin tietopyyntölomakkeella: (Asianosaisen tiedonsaantipyyntö, Potilasrekisteritietojen tarkastuspyyntö, Henkilötietojen korjaamisvaatimus).

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat.

Asianosaisen tiedonsaantipyynnön tekijää pyydetään toimittamaan tietopyyntölomake Valterin toimipisteen, jossa voidaan vahvistaa pyytäjän henkilöllisyys. Mikäli pyyntö koskee huollettavan oppilaan tietoja, varmistutaan myös pyynnön esittäjän huoltajuudesta.

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Valteri-koulun asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tietojen avulla yleisö ja asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 13.1 §:ssä edellytetyllä tavalla. Tietopyynnön tekeminen on ohjeistettu asiakirjajulkisuuskuvauksen kohdassa 17.

Valterin asiakirjajulkisuuskuvaus.