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Hybrid Working hat unser Verhältnis zu den verschiedenen Kommunikationswegen und -plattformen verändert. Oft lenken sie uns einfach nur noch ab und rauben viel Zeit. Wir stellen dir ein paar essentielle Tipps vor, wie du sie richtig einsetzt und deinen Workflow damit smarter gestaltest.

Egal, ob du noch im Homeoffice bist, dich auf die Rückkehr ins Büro vorbereitest oder dich in einem Zwischenstadium befindest: Die richtige Kommunikation war noch nie so wichtig wie jetzt. Das richtige Kommunikationsmittel sollte dich zuverlässig an deine gesteckten Ziele bringen, sei es beispielsweise das Gewinnen eines Kunden oder das bessere Zusammenarbeiten im Team. Dabei ist die Wahl des geeigneten Kommunikationsmittels entscheidend. Schließlich wird mit jeder Interaktion ein Ziel verfolgt – und sollte zudem deinen Workflow smarter gestalten. Wir haben ein paar Tipps zur richtigen Auswahl deiner Kommunikationsmittel zusammengestellt – und wie du auf deine Kommunikation ganz bequem von nur einer Plattform aus steuern kannst.

Ja, die E-Mail ist immer noch ein zuverlässiger Dauerbrenner. Doch mittlerweile wird die Email im Überfluss genutzt, denn im Schnitt haben 144 von 200 Mails keine Relevanz für den Empfänger. Also wann ist es wirklich sinnvoll auf Emails zu setzen? Die Antwort ist ganz leicht: Wenn du als Absender keine unmittelbare Antwort erwartest, dann ist dies das richtige Kommunikationsmittel. Besonders, wenn du Informationen mit mehreren Menschen teilen möchtest, ist dies also die richtige Lösung. Der Vorteil von E-Mails ist natürlich auch, dass der Empfänger antworten kann, wann es ihm passt und dass du dich beim Absenden nicht nach seinem Terminkalender richten musst. Die Email gilt als Paradebeispiel für die Einbahnstraßen-Kommunikation, da hier der Faktor Mensch oft untergeht. Deshalb solltest du bei persönlichen Themen lieber nicht darauf zurückgreifen.

Klarer Effizienz-Sieger ist der Chat. Einfache Formulierungen sowie schnelle Interaktionen sind problemlos möglich. Besonders durch den Wegfall der alltäglichen Kommunikation im Office, kann der Chat besonders bei schnellen Frage- und Antwort-Dialoge punkten. Aber er hat auch seine Grenzen: Gruppen-Chats und Dialoge zu komplexen Themen können schnell ausarten und dich in deinem Workflow stören. Apps wie Slack können schnell zu Produktivitätseinbußen führen, wenn Mitarbeiter nicht wissen, wann der Punkt erreicht ist, den Chat einzustellen und zum persönlichen Gespräch überzugehen.

Wo die schriftliche Kommunikation per Chat und E-Mail an ihre Grenzen stößt, zeigt das Telefongespräch seine Stärken. Sei es ein komplexer Sachverhalt mit einem Kollegen oder einen Konflikt klären: Die Kommunikation per Telefon ist neben dem persönlichen Gespräch von Angesicht zu Angesicht das wirksamste Mittel. Auch wenn du noch im Home Office bist oder eine hybride Version bevorzugst, empfiehlt es sich, auch mal bei den Kollegen durchzuklingeln. Hier geht es vor allem darum, den persönlichen Draht nicht zu verlieren und die gemeinsame Vertrauensbasis zu pflegen – so dass ihr bei der Zusammenarbeit nicht allzu fremdelt.

Wie bringst du deine Telefonate auf ein neues, zukunftssicheres Level? Eine Cloud-Telefonanlage könnte eine gute Investition sein. Mit Cloudya, der Cloud-Telefonanlage von NFON, wird alles besser – dank einfacher, intuitiver Kommunikationstools. Mit einer Telefonnummer und einer Voicemail bleiben du und dein Team in Kontakt – egal wo du dich gerade befindest oder welches Endgerät du verwendest.

Wir haben uns schon längst an die Video-Meetings  gewöhnt, sie geben uns einen Touch von der Kommunikation, die sonst im Office vor Ort herrscht. Im Gegensatz zu E-Mail, Chat und Telefon punktet Video hierbei durch visuelle Kommunikation und minimiert das Risiko von Missverständnissen. Vergleichbar mit Telefonaten, liegt auch bei der Video-Kommunikation die Stärke im persönlichen Dialog. Die Video-Meetings sind fester Bestandteil des New Normal und werden wahrscheinlich auch zukünftig besonders im Hybrid Working weiterhin zum Einsatz kommen. Sie können in der Zusammenarbeit smart eingesetzt werden, wenn sie wirklich dann angesetzt werden, wenn Bedarf dafür besteht. Denn oft ziehen sich die Calls in die Länge oder sind schlichtweg durch eine Mail ersetzbar.

Apropos smarte Zusammenarbeit: Mit der Funktion Meet & Share von Cloudya kannst du deine wirklich wichtigen Gespräche nahtlos per Videoanruf führen. In deinem smarten Workflow unterstützen dich eine reibungslose Bildschirmfreigabe oder das Switchen zu Video bei deinem laufenden Gesprächen – wenn du die persönliche Note vermisst. Mit dem 1:1-Videoconferencing steht dir einer kollaborativen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg: Teile einfach deinen Bildschirm, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, wenn es sich bei deinen Gesprächspartnern um Kunden, Lieferanten oder andere externe Geschäftskontakte handelt. On top ist das Handling ziemlich easy – mit nur einem Login und sofortiger Synchronisierung kannst du dich mit jedem Cloudya-Nutzer verbinden.

Alle Kommunikationswege haben ihre Vor-und Nachteile und werden auch zukünftig in einer modernen Arbeitsumgebung eine große Rolle spielen. Sie wirken sich aber auch konstant auf deinen Workflow aus. Du solltest dich dabei aber nicht auf die große Anzahl und den Einsatz der verschiedenen Tools konzentrieren. Deine inhaltlichen Hauptaufgaben und ein smarter Workflow sollten vielmehr im Fokus stehen. Du siehst nun den Wald vor lauter Bäumen nicht? Das muss nicht sein: Cloudya von NFON bringt Klarheit in den Kommunikations-Dschungel. Die Cloud-Telefonanlage bietet dir mit nur einer Plattform einen zukunftssicheren Weg und Zugang zu all deinen Kommunikationsmitteln. Schluss mit vielen verschiedenen Kanälen und unsicheren Kommunikationsmitteln, Hallo zu effizienten Workflows.

Nicht nur die Kommunikation ist im stetigen Wandel. Unsere gesamte Arbeitsumgebung befindet sich in einer fortlaufenden Transformation. Wie dein Workplace von morgen aussieht? Im Whitepaper von NFON findest du mehr Antworten dazu, wie deine Kommunikation und dein Arbeitsplatz future-proof werden.

Auf den Punkt gebracht: Wenn du dich auch lieber auf deinen smarten Workflow konzentrieren willst und deinen Arbeitsplatz future-proof gestalten möchtest, dann teste Cloudya jetzt exklusiv für 30 Tage – kostenlos und unverbindlich, mit vollem Funktionsumfang und ohne Limitierungen. 

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