Servicio de Gestión Académica

Subdirectora: Carmen Romero-Hombrebueno Plaza

e-mail: [email protected]

Teléfono: 965903400 Ext. 2844

Ubicación: 0028PB026

Funciones

• Establecimiento de criterios generales de gestión de los planes de estudio y de aplicación de la normativa vigente con las unidades administrativas responsables (centros, departamentos, servicios, otras unidades, etc.)
• Mantenimiento de la normativa académica y económica que tiene que tener en cuenta el programa informático de gestión académica Universitas XXI-Académico (UXXI-AC). Supervisión de su aplicación.
• Gestión centralizada de las mejoras y nuevas funcionalidades de modificaciones de Universitas XXI-Académico, en coordinación con los centros y el servicio de informática.
• Coordinación de las actualizaciones de UXXI-AC (instalación de versiones), con el servicio de informática y el resto de servicios y unidades responsables de algún módulo de la aplicación.
• Administración centralizada de Universitas XXI-Académico en los módulos correspondientes a las áreas de competencia de la unidad.
• Coordinación de los procedimientos transversales en las unidades dependientes.
• Supervisión del cumplimiento de los objetivos de las unidades dependientes.
• Formación y apoyo a usuarios en el área de su competencia. Interpretación y solución de problemas.
• Elaboración de manuales en el área de su competencia.
• Elaboración de procedimientos de trabajo y gestión de su aprobación por la UTC en el área de su competencia.
• Mantenimiento de la web de la unidad.
• Gestión de Incidencias con OCU en el área de su competencia
• Coordinación de la explotación de datos en el área de su competencia en listados, informes, páginas web, etc.

Subdirector: Javier Mut Botella

e-mail: [email protected]

Teléfono: 965903400 Ext. 2318

Ubicación: 0028PB026

Ubicación: 0028PB092

Correo de contacto: [email protected]

Gestora Jefa: Sonia Blasco Ramos ([email protected])

Teléfono: 965903400 Ext. 2932

Funciones

• Gestión de anuncios en UACloud para todo el alumnado.
• Expedientes en Universitas XXI:
  • Supervisión, homogeneización y coherencia de datos.
  • Coordinación con el servicio de Informática de los procesos de apertura masiva de expedientes de acuerdo con los resultados de la preinscripción del alumnado de primer curso de Grado.
  • Coordinación de los procesos de apertura de expedientes en los estudios de la UA con preinscripción propia, con el servicio de Informática y las distintas unidades responsables de la preinscripción de este alumnado (centros, Escuela de Doctorado, departamentos, UPER, ICE, CSI, Movilidad, Servei de Llengües, etc.).
  • Coordinación y gestión de los procesos de borrado masivo (depuración de datos).
  • Bloqueos de expediente: mantenimiento de las tablas de causas y consecuencias y gestión de bloqueos.
• Traslados de expedientes académicos en Universitas XXI: definición de criterios de introducción de datos
• Gestión de Actas en UXXI-AC:
  • Mantenimiento de los sistemas de convocatorias.
  • Mantenimiento de los sistemas de calificaciones.
  • Mantenimiento de los tipos de calificaciones.
  • Coordinación de los procesos de apertura y cierre en las distintas convocatorias.
  • Gestión de los procesos de comunicación al profesorado de actas pendientes de firma.
  • Gestión centralizada de las modificaciones en los datos del profesorado responsable de calificación del acta, si éstas se producen una vez abiertas las actas de cada convocatoria.
  • Mantenimiento del módulo de calificación web de actas
  • Mantenimiento del módulo de diligencias de actas
  • Coordinación con el servicio de informática del proceso de firma electrónica de las actas y la relación entre esta aplicación y Universitas XXI
• Gestión Económica en UXXI-AC:
  • Gestión de la cuenta de pago de tasas por transferencia bancaria. Traspasos a la cuenta general de tasas de la UA y conciliación de recibos pagados por esta vía.
  • Liquidación del seguro escolar obligatorio y de los seguros voluntarios.
  • Informes de tasas no ingresadas por Familias Numerosas para el Ministerio de Educación y Ciencia y para la Generalitat Valenciana. Validación de datos y coordinación de los procesos de auditoría.
• Formación y apoyo a usuarios en el área de su competencia. Interpretación y solución de problemas.
• Elaboración de manuales en el área de su competencia.
• Elaboración de procedimientos de trabajo y gestión de su aprobación por la UTC en el área de su competencia.
• Mantenimiento de la web de la unidad.
• Gestión de incidencias con OCU en el área de su competencia.
• Coordinación de la explotación de datos en el área de su competencia en listados, informes, páginas web, etc.

Ubicación: 0028PB092

Correo de contacto: [email protected]

Gestora Jefa: Antonia María Miralles Amorós ([email protected])

Teléfono: 965903400 Ext. 2932

Gestor: Fernando Soler Cremades ([email protected])

Teléfono: 965903890

Funciones

• Gestión de altas y bajas de usuarios de Universitas XXI-Académico.
• Mantenimiento de los perfiles de acceso a Universitas XXI-AC.
• Oferta anual de asignaturas en Universitas XXI: Actualización de las tablas de oferta por curso académico.
• Módulos de Recursos Docentes de Universitas XXI-AC:
  • Actualización de las tablas de datos de departamentos, áreas de conocimiento y relación entre departamentos y áreas.
  • Mantenimiento de las tablas de dedicación de asignaturas
  • Coordinación con los departamentos y el VOAP de los procesos de introducción de datos de organización docente de las asignaturas.
  • Mantenimiento de las tablas de tipo de actividades, actividades por asignatura y actividades compartidas.
  • Gestión del alta de profesorado externo en UXXI-AC.
• Ejercicios en Universitas XXI:
  • Copia de datos del ejercicio anterior: definición de criterios de copia de datos con los centros. Gestión de los procesos de copia de ejercicio y de apertura de año académico.
• Gestión de la sincronización de datos entre los programas informáticos de gestión de personal (UXXI-RRHH) y de gestión académica (UXXI-AC). Coordinación de los procesos de copia de datos entre ambas aplicaciones.
• Unidad centralizada de centros en periodos vacacionales: control de turnos, convocatoria, coordinación de tareas que pueden realizar estas unidades y activación en Universitas XXI.
• Documentación en Universitas XXI-AC:
  • Coordinación de los procesos de inserción de documentación en UXXI. Mantenimiento de los tipos de documentos y los procedimientos de registro por parte de las unidades.
  • Coordinación de los procesos de interoperabilidad
• Coordinación con el servicio de informática y los centros de los procesos centralizados de aplicación de la normativa de permanencia en estudios oficiales.
• Módulo de Horarios en Universitas XXI:
  • Actualización del calendario académico y laboral.
  • Coordinación de los procesos de introducción de datos.
• Aplicación informática UAProject.
  • Administración centralizada
  • Coordinación de las funcionalidades en colaboración con el Servicio de informática y los desarrolladores de la aplicación.
  • Coordinación de los procesos de transferencia de datos entre UAProject y Universitas XXI
  • Gestión de perfiles de acceso
• Aplicación informática RAPI.
  • Administración centralizada
  • Coordinación de las funcionalidades en colaboración con la Escuela de Doctorado
  • Configuración del aspecto y contenido de la aplicación. Mantenimiento de los ficheros de etiquetas, propiedades y errores
  • Gestión de los distintos perfiles de acceso. Definición de procesos y acciones a realizar por cada uno de los perfiles.
• Formación y apoyo a usuarios en el área de su competencia. Interpretación y solución de problemas.
• Elaboración de manuales en el área de su competencia.
• Elaboración de procedimientos de trabajo y gestión de su aprobación por la UTC en el área de su competencia.
• Mantenimiento de la web de la unidad.
• Gestión de Incidencias con OCU en el área de su competencia
• Coordinación de la explotación de datos en el área de su competencia en listados, informes, páginas web, etc.

Ubicación:

Gestora Jefa: Elena Arroyo Esteva

e-mail: [email protected]

Teléfono: 965909839

Ubicación: 0028PB092

Correo de contacto: [email protected]

Gestora Jefa: Amparo Penalva Verdú ([email protected])

Teléfono: 965903400 Ext. 2719

Gestora: María José Blanes Árbol ([email protected])

Teléfono: 965903400 Ext. 2719

Funciones

• Matrícula del alumnado de los planes de estudio oficiales y propios:
  • Colaboración con la unidad de normativa en la elaboración de la propuesta de la normativa aplicable (instrucciones de matrícula) y la determinación de calendario de matrícula (fechas y turnos).
  • Citas de matrícula: Coordinación con el servicio de Informática para el cálculo de las citas de matrícula y la correspondiente carga de datos en Universitas XXI. Diseño del tipo y contenido de la comunicación al alumnado. Coordinación con el servicio de informática del proceso de comunicación al alumnado.  
  • Propuesta al Servicio de Alumnado del texto para la publicación en prensa de las instrucciones para el alumnado participante en el proceso de presinscripción de la Generalitat Valenciana.
  • Coordinación con las distintas unidades responsables de los procesos de preinscripción propios de la UA (estudios de Máster, Doctorado, Universidad Permanente, Movilidad y otros) necesarios para la matrícula de estos estudios.
  • Grupos de matrícula en Universitas XXI: establecimiento de los criterios de contenido y supervisión de los mismos.
  • Mantenimiento de los motivos de anulación de matrícula y sus consecuencias en Universitas XXI.
  • Automatrícula-Universitas XXI (en colaboración con el servicio de Informática y de acuerdo con los criterios consensuados con los centros):
    • Configuración del aspecto y contenido de la aplicación: validación de los ficheros de etiquetas, errores y propiedades de los distintos subtipos de estudio (Grado, Master, Doctorado, PSC, EP). Mantenimiento idiomático de los mismos.
    • Definición de procesos y acciones a realizar por el alumnado.
    • Mantenimiento de los textos de ayuda
    • Beca de colaboración para la campaña de automatrícula: formación a los becarios/as en el uso de la aplicación de automatrícula.
•  Tasas académicas y administrativas (Universitas XXI)
  • Mantenimiento de actividades económicas, tipos de matrícula, conceptos imputables, plazos de pago, formas de pago y vencimiento de los plazos. 
  • Actualización de importes, según la normativa aplicable (tasas y bonificaciones o exenciones).
  • Coordinación de procesos de generación y recálculos de recibos de matrícula y movimientos, con el servicio de Informática, becas y centros.
  • Coordinación de procesos de generación de remesas bancarias de recibos domiciliados y gestión del cobro de las mismas.
  • Coordinación de los procesos de gestión de morosidad e impagados de los recibos de matrícula con los centros y el servicio de Informática.
  • Gestión de incidencias en los cobros (regularización) en colaboración con el servicio de Informática.
  • Devoluciones de tasas: generación de recibos negativos.
  • Recibos: diseño de modelos y actualización de textos.
  • Gestión de los traspasos de tasas de matrícula en Universitas XXI.
• Bonificaciones y exenciones de tasas:
  • Coordinación de los procesos de denegación de becas y ayudas (MEC y GV) en Universitas XXI, en colaboración con el servicio de Alumnado y los centros.
  • Incluir aquí lo relacionado con los pagos de tasas de cooperación, p.e.
• Formación y apoyo a usuarios en el área de su competencia. Interpretación y solución de problemas.
• Elaboración de manuales en el área de su competencia.
• Elaboración de procedimientos de trabajo y gestión de su aprobación por la UTC en el área de su competencia.
• Mantenimiento de la web de la unidad.
• Gestión de Incidencias con OCU en el área de su competencia
• Coordinación de la explotación de datos en el área de su competencia en listados, informes, páginas web, etc.

Ubicación: 0028PB092

Correo de contacto: [email protected]

Gestor Jefe: María Eugenia Hernaiz Amero ([email protected])

Teléfono: 965903400 Ext. 2394

Gestora: María José Alonso ([email protected])

Teléfono: 965903400 Ext. 2394

Auxiliar de Servicio :  Sergio María Rivas ([email protected])

Teléfono: 965903400 Ext. 2329

Auxiliar de Servicio : Ana Elisa González Cáceres ([email protected])

Teléfono: 965903400 Ext. 2329

Teléfono: 965903400 Ext. 2344

Auxiliar de Servicio : Carolina Gómez-Pastrana Martín ([email protected])

Teléfono: 965903400 Ext. 2874

Auxiliar de Servicio : Adelaida Egido Flores ([email protected])

Teléfono: 965903400 Ext. 2874

Funciones

• Colaboración con el vicerrectorado competente en la tramitación de la creación, reforma y modificación de los planes de estudios conducentes a títulos universitarios oficiales y títulos propios de pregrado de la Universitat d'Alacant.
• Participación en el diseño de la estrategia de implantación de nuevos planes, en colaboración con la unidad de planes de estudio.
• Elaboración de la propuesta de calendario académico oficial de la Universitat d'Alacant.
• Manual de gestión académica:
  • Elaboración y revisión de normativas internas en materia de gestión académica, en colaboración con las unidades responsables de su aplicación.
  • Elaboración y revisión de procedimientos administrativos de gestión en materia de gestión académica, en colaboración con las unidades responsables de su aplicación.
  • Actualización legislativa de área de gestión académica.
  • Mantenimiento de la web del manual de gestión académica
• Gestión del registro de correspondencia del Servicio de Gestión Académica (postal y electrónico).
• Comunicación de las citas de matrícula: diseño del tipo y contenido de la comunicación, en colaboración con la unidad de coordinación académica y de centros.
• Documentación de los sobres de matrícula. Coordinación de los procesos de elaboración, suministro y distribución.
• Beca de colaboración para la campaña de automatrícula:
  • Colaboración con la Oficina de Información y el vicerrectorado competente en la elaboración de la convocatoria.
  • Definición de las tareas a realizar por los becarios. Organización de turnos.
• Control y supervisión de su cumplimiento.
• Coordinación de las tareas a realizar por los auxiliares de servicio con destino en las salas informáticas de libre acceso.
• Gestión económica del servicio de gestión académica.
• Mantenimiento de la web de la unidad.
• Asesoramiento en el área de competencia en materia de aplicación e interpretación de la normativa de gestión académica vigente a las unidades responsables.
• Coordinación de la puesta en funcionamiento de las acciones de mejora incluidas en el plan estratégico y en el plan de evaluación de servicios, relativas a las áreas de competencia de las unidades de la subdirección de coordinación académica y de estudios del servicio de gestión académica.
• Control y supervisión de su cumplimiento.
• Coordinación de las tareas a realizar por los auxiliares de servicio con destino en las salas de informática de libre acceso.
• Gestión económica del servicio de gestión académica.
• Mantenimiento de la web de la unidad.
• Asesoramiento en el área de competencia en materia de aplicación e interpretación de la normativa de gestión académica vigente a las unidades responsables.
• Coordinación de la puesta en funcionamiento de las acciones de mejora incluidas en el plan estratégico y en el plan de evaluación de servicios, relativas a las áreas de competencia de las unidades de la subdirección de coordinación académica y de estudios del servicio de gestión académica.
• Seguros de accidentes obligatorio y voluntarios: actualización y publicación web de la información relativa a coberturas, centros de asistencia, tarifas, etc.

Ubicación: 0028PB092

Correo de contacto: [email protected]

Gestora Jefa: Geli López Gómez ([email protected])

Teléfono: 965903890

Funciones

• Planes de estudio oficiales y propios (*)
  • Colaboración con el vicerrectorado competente en la elaboración de los planes de estudio.
  • Elaboración, en colaboración con los centros responsables del estudio, de los grafos correspondientes. Mantenimiento de datos en Universitas XXI-AC.
  • Diseño y mantenimiento de arcos personalizados.
  • Mantenimiento de prerrequisitos en Universitas XXI

(*) excepto en los planes de posgrado no oficiales y cursos de especialización.

• Convalidaciones, adaptaciones y reconocimiento de créditos:
  • Carga y actualizaciones de tablas de equivalencia en Universitas XXI.
  • Coordinación de los procesos de adaptaciones masivas de expedientes.
  • Coordinación de los procesos de réplica de expediente (dobles titulaciones)
• Reconocimiento de actividades culturales, deportivas, de representación estudiantil, solidarias y de cooperación
  • Definición de criterios y supervisión de la introducción de datos que realiza Continua en relación a las actividades culturales,
  • Actualización de la tabla de actividades no procedentes de ContinUA.
  • Coordinación de los procesos de reconocimiento en los expedientes del alumnado que realizan los centros.
• Acceso: Mantenimiento de tipos, subtipos y valores asociados en Universitas XXI.
• Datos personales en Universitas XXI:
  • Definición de criterios de introducción de datos.
  • Gestión de la modificación de DNI.
• Certificaciones, diplomas y Suplemento Europeo al Título (SET) en Universitas XXI: diseño y actualización de modelos
• Créditos por equivalencia (prácticas en empresa, cursos en el extranjero, trabajos académicamente dirigidos, etc.): definición de procesos de gestión en Universitas XXI.
• Mantenimiento de tablas de datos de planes de estudios en Universitas XXI:
  • Tabla de universidades
  • Tabla de estudios
  • Tabla de planes de estudios
  • Tabla de centros
  • Tabla de secretarías de centros
  • Coordinación con el servicio de informática del mantenimiento de las tablas geográficas en Universitas XXI (municipios, provincias, estados, etc.).
  • Tabla de asignaturas (codificación, nombre, descriptores, créditos, departamento responsable).
  • Tabla de los grados de experimentalidad de los estudios
  • Mantenimiento idiomático de las bases de datos de planes de estudio: coordinación de las tareas de traducción al valenciano y al inglés.
• Formación y apoyo a usuarios en el área de su competencia. Interpretación y solución de problemas.
• Elaboración de manuales en el área de su competencia.
• Elaboración de procedimientos de trabajo y gestión de su aprobación por la UTC en el área de su competencia.
• Mantenimiento de la web de la unidad.
• Gestión de Incidencias con OCU en el área de su competencia
• Coordinación de la explotación de datos en el área de su competencia en listados, informes, páginas web, etc.

Ubicación: 0030P1034

Gestora jefe: Celia Martínez Vallejo

[email protected]

965903400 x 2318

[email protected]

965903400 x 2036 y teléfono móvil: 8826

Especialista técnico: Antonio Ballestero Vílchez

965903400 x 2036 y teléfono móvil: 8951

[email protected]

Funciones

• Adquisición y gestión de equipos audiovisuales
  
  • Detectar necesidades en la docencia.
  • Promover y gestionar los concursos de suministros.
  • Adquisiciones directas.
  • Propuesta, control y posterior verificación de las instalaciones de equipos en espacios.
  • Organización de jornadas demostrativas de audiovisuales.
• Averías y reparaciones de equipos audiovisuales.
  • Diagnóstico de las averías.
  • Realizar la reparación in situ , si fuese posible o contactar con la empresa proveedora.
  • Relación con las empresas proveedoras para el mantenimiento de los equipos, instalaciones y reparaciones.
• Formación en el manejo de equipos audiovisuales.
  • Coordinación, organización y gestión de campañas formativas para el PDI.
  • Impartir formación al personal destinado en las conserjerías sobre el funcionamiento básico de los aparatos (encendido y apagado, conexiones, cableado, etc.).
  • Dar asesoramiento , directamente o a través del teléfono.
  • Elaboración y publicación en WEB de guías prácticas de utilización de los distintos equipos.
  • Elaboración de informes sobre la utilización de los equipos.
• Coordinación de las conserjerías.
  • Coordinación de las conserjerías en todo lo relativo a los equipos audiovisuales.

Ubicación: 0028PB093

Correo de contacto: [email protected]

Gestora Jefa: Maribel Valero Sánchez

e-mail: [email protected]

Teléfono: 965903400 x 2656

Gestora: Mari Minguez Cases

e-mail: [email protected]

Teléfono: 965903400 x 2656

Gestora: Mercedes Ortega Sancho

e-mail: [email protected]

Teléfono: 965903461

Funciones

Asignación inicial de aulas a los centros para estudios oficiales cada curso académico:

• Colaboración con la subdirección de espacios docentes para la propuesta del calendario de plazos para la asignación inicial.
• Realización del calendario de acciones de la unidad.
• Creación de los horarios genéricos en UXXI.
• Cesión de aulas a los centros en UXXI y volcado a los departamentos.

Asignación de espacios y reserva en UXXI para docencia de estudios oficiales y comunicación a usuarios y usuarias:

• Asignación adicional: reasignación y reajustes de aulas a los centros por modificaciones, incrementos o anulaciones.
• Asignación de aulas para los exámenes de las convocatorias oficiales establecidas en el calendario académico de cada curso.
• Asignación de aulas para las pruebas de evaluación continua, realizadas durante el curso académico.
• Asignación de aulas para Doctorados, TFG y TFM.
• Asignación de aulas para tutorías y prácticas de estudiantes.

Asignación de espacios y reserva en UXXI para el resto de actividades de la UA y comunicación a usuarios y usuarias:

• Estudios propios (Expertos, Especialistas y Másteres).
• Cusos de CONTINUA.
• Cursos del Centro Superior de Idiomas.
• Actividades del Vicerrectorado de Estudiantes.
• Actividades solicitadas por el Consejo de Estudiantes.
• Universidad Permanente.
• Jornadas, charlas y conferencias.
• Olimpiadas y pruebas organizadas por los Centros.
• Visitas organizadas por Protocolo.
• Escuela de Verano.
• Reuniones.
• Asignación de espacios para cualquier actividad docente, académica o cultural organizada por las distintas unidades de esta universidad (Selección y Formación, Servicio de Lenguas, Cultura y Deportes, Secciones Sindicales, ICE, FUNDEUN, Fundación General).
• Realización de cargos internos, cuando proceda, derivados de gastos extraordinarios.

Realización de informes:

• Informes de ocupación de espacios.
• Informes para datos de calidad y memoria anual de la UA.
• Informes de previsión de nuevas necesidades de espacios.

Coordinación con otras unidades:

• Con las secretarías de Centros y Departamentos.
• Con el personal de las conserjerías de los edificios.
• Con el personal administrativo de otros servicios y unidades de la UA.
• Con el Servicio de Seguridad en caso de aperturas o cierres de edificios en horarios extraordinarios.
• Con la Unidad de Apoyo a la Docencia para el equipamiento audiovisual de las aulas.
• Con la Unidad de Verificación de espacios y alquileres.
• Con la Subdirección de Gestión Académica: calendarios académicos, grupos, nuevos estudios, etc.

Elaboración y mantenimiento de la página web de la Unidad.

Funciones

Gestión de alquileres y cesiones a usuarias y usuarios externos:

• Apertura de expedientes
• Tarifas
• Gestión de las fianzas
• Condiciones
• Notificación
• Coordinación y asignación de los espacios en la aplicación informática UXXI
• Facturación
• Gestión y cobro de gastos extras

Gestión de los Salones de Actos para actividades internas:

• Congresos, Jornadas, Seminarios
• Actividades del Servicio de Cultura
• Actividades del Servicio de Lenguas
• Actividades del Servicio de Deportes
• Actividades del Vicerrectorado de Estudiantes
• Actividad del ICE
• Actividades de Protocolo
• Actividades del Centro Superior de Idiomas
• Actividades de la Universidad Permanente
• Actividades del Consejo de Estudiantes
• Actividades de la Fundación General y Fundeun
• Actividades de los Cursos de Especialización, Másteres y Estudios propios
• Actividades de los Centros, Departamentos e Institutos Universitarios
• Actividades de los Sindicatos
• Actividades del Parque Científico

Detección de incidencias y mejoras de las aplicaciones informáticas:

• Detección de incidencias en los desarrollos propios del Servicio de Informática de Horarios y traslado a la unidad correspondiente
• Solicitud de nuevas mejoras de las aplicaciones informáticas a la unidad correspondiente

Realización de informes:

• Realización de informes de alquileres y su productividad económica para la UA solicitados por el Vicerrectorado de Campus y Tecnología
• Realización de informes para datos de calidad y para la Memoria Anual de la UA

Seguimiento de las características de los salones de uso centralizado, en cooperación con  las Conserjerías:

• Mantenimiento y actualización de esos datos en la web

Otros:

• Realización de cargos internos derivados de gastos extraordinarios
• Elaboración y mantenimiento de la página WEB

Coordinación con otras unidades:

• Con el personal de las Conserjerías de los edificios
• Con la Oficina Técnica
• Con la Unidad de Apoyo a la Docencia
• Con la Unidad de Gestión de Espacios
• Con la Sede Ciudad de Alicante
• Con el Servicio de Seguridad
• Con el Servicio de Mantenimiento
• Con el Servicio de Gestión Económica
• Con Control Presupuestario