Обновление МойОфис 2021.02. Работайте с данными в сводных таблицах

Привет, Хабр! В июне мы обновили МойОфис до версии 2021.02, в которой помимо исправления ошибок появились новые полезные возможности и улучшения. В частности, в табличном редакторе стало доступно создание сводных таблиц с нуля на основе подготовленных источников данных. Сегодня мы посмотрим, насколько удобно и эффективно обновленная версия "МойОфис Таблица" позволяет осуществлять этот процесс.

В релизе 2021.02 появились средства для создания, редактирования и управления сводными таблицами в редакторе "МойОфис Таблица". Теперь структурированные данные можно представить в виде сводной таблицы. Пользователи смогут находить закономерности, применять фильтры к полям, подводить итоги и представлять информацию в необходимом виде. С помощью этого инструмента анализировать большие массивы данных стало проще, быстрее и нагляднее.

Работа со сводными таблицами поддерживается в настольном редакторе "МойОфис Таблица" на платформах Windows и Linux.

Продемонстрировать работу новой функции поможет тестовая таблица, которую мы создадим самостоятельно и заполним случайными данными — результатами продаж условного магазина электроники.

Структура нашей таблицы (по порядку столбцов):

1. даты продаж: с 01.06.21 по 10.06.21;

2. канал продаж: онлайн или оффлайн;

3. фамилии менеджеров, осуществивших продажу оборудования: Иванов, Петров, Сидоров, Андреева, Николаева;

4. тип проданного товара: телевизор, наушники, ноутбук;

5. непосредственно модель проданного товара. Каждый тип товара представлен тремя моделями: наушники Music-1, IEM, Headphones; телевизоры LCD Panel, Televizor, TV2021; и ноутбуки Nout PRO, Computer Lite и NonameNote;

6. стоимость конкретного товара;

7. количество проданных единиц конкретного товара.

Для создания сводной таблицы, во вкладке "Вставка" ищем соответствующий пункт меню. Появляется всплывающее окно, где необходимо указать источник данных и место расположения таблицы.

В качестве места расположения можно выбрать как новый лист (для большей наглядности), так и поместить сводную таблицу рядом с исходными данными. В этом случае потребуется указать начальную ячейку, к которой будет привязано местоположение сводной таблицы. Для указания исходных данных можно воспользоваться выражением: 'данные'! первая_ячейка:последняя_ячейка. Или просто выделить мышью нужный диапазон ячеек. Также можно сперва выделить нужный диапазон значений, а затем выбрать в меню создание новой сводной таблицы. Все эти варианты приводят к одному результату.

При выборе диапазона важно указывать ячейки с названием столбцов: они будут использоваться далее в качестве названий параметров и сделают настройку более наглядной.

После нажатия появляется пустая сводная таблица и новая панель справа с двумя вкладками — "Конструктор" и "Параметры".

В панели "Конструктор" мы видим пять областей — "Доступные поля", "Фильтры", "Столбцы", "Строки" и "Значения", одна из которых ("Доступные поля") заполнена названиями столбцов из исходной таблицы. Для заполнения сводной таблицы необходимо распределить поля по категориям — строки, столбцы, значения, фильтры. Cменить категорию можно просто перетаскивая поля в соответствующие области. Выбрав вариант вычисления значения, мы будем видеть четкое описание в названии поля.

Предположим, мы хотим узнать количество продаж каждого из устройств в онлайн и оффлайн. Для этого перетаскиваем мышкой строки "Канал продаж", "Тип товара" и "Модель" в область "Строки". При этом в таблице сразу видно, как формируется структура.

Положение элементов важно и определяет структуру таблицы: чем выше расположено доступное поле в области, тем более общая категория используется. Например, если переместить "Тип товара" на самый верх, то получим отчёт по разным типам товара, проданным онлайн и оффлайн и с уточнением по моделям. Что важно — все поля всегда отображаются в области "Доступные поля", но при этом, те из полей, которые в данный момент используются, будут выделены чёрной рамкой и подписаны жирным шрифтом.

Если навести курсор на поле, помещённое в какой-либо блок, появятся две кнопки: в виде корзины и трех точек. Первая позволяет удалить выбранный поле из области, а вторая открывает подменю с вариантами перемещения поля как по данной области, так и между областями.

Для полей в блоке "Доступные поля" доступны также две кнопки. Первая отображается либо в виде символа "минус" и служит для удаления из сводной таблицы, если поле находится в какой-то области, либо же в виде "плюса": для добавления в область "Строки" ещё нигде не задействованного поля. Вторая кнопка — меню в виде трёх точек — позволяет переместить поле в любую из областей.

Чтобы таблица выглядела не просто как ранжированный набор строк, необходимо добавить столбцы и значения. Давайте выберем поле "Менеджер" и перенесём его в область "Столбцы". Теперь мы видим, что в таблице появились столбцы с фамилиями менеджеров и "Общий итог".

Для отображения полноценной таблицы не хватает только заполненной области "Значения". Переместим в него поле "Стоимость", чтобы посмотреть, на какую сумму продали товары.

У полей в области "Значения" появляется два выпадающих меню. В верхнем можно выбрать как сумму значений, так и количество, а также среднее, максимум и другие варианты. Нижнее меню отображает наличие дополнительных вычислений.

Если же мы хотим узнать, какое количество конкретного товара было продано в онлайн или оффлайн, нужно добавить в области "Значения" поле "Количество".

Получившаяся таблица показывает данные по продажам за весь выбранный период. Чтобы выбрать какое-то конкретное число, перенесём поле "Дата" в область "Фильтры".

На третьей строке — над итоговой таблицей — появились две ячейки: "Дата" и "(Все значения)". Небольшой треугольник во второй ячейке открывает выпадающее меню, в котором можно выбрать одну или несколько интересующих дат. Результаты будут пересчитаны с учётом выбранных вариантов.

Аналогично датам можно отсортировать строки и столбцы. В верхней строке можно выбрать названия полей для фильтрации, а ниже перечислены доступные значения. Если в таблице имеется большое количество значений, можно воспользоваться строкой поиска.

Сравним как сводные таблицы отображаются в разных редакторах

Теперь посмотрим, что будет, если открыть сводную таблицу, созданную с помощью МойОфис, в других популярных редакторах. Используем уже полученный результат, который сохраним в двух форматах — в OOXML (.xlsx), который используется в Microsoft Office, и в ODF (.ods).

Отображение таблиц МойОфис в Excel

Формат .xlsx открывается без проблем, поля сводной таблицы отображаются в соответствующей панели инструментов. Доступны как выбор нужных элементов, так и изменение их порядка следования. Изменения своевременно отображаются в таблице.

Открытие .ods в Microsoft Excel происходит нормально, но редактирование заблокировано. При попытке внести изменения появляется ошибка-предупреждение с предложением обновить данные.

После обновления размеры ячеек увеличиваются, но теперь можно отсортировать данные и изменить порядок следования полей. При необходимости размеры ячеек можно привести в соответствие с исходной таблицей.

Отображение таблиц МойОфис в LibreOffice

Теперь откроем те же два файла в LibreOffice. Первый, сохранённый в формате .xslx, открывается без ошибок или иных уведомлений. Таблица определяется как сводная. В контекстном меню, вызываемом правой кнопкой в одной из ячеек, при выборе параметра "Свойства" открывается окно: сортировка или перемещение блоков по вашему усмотрению. Изменения отображаются корректно после нажатия кнопки ОК.

Ситуация с файлом .ods полностью аналогична ситуации с .xlsx — всё открывается корректно, изменения вносить можно, таблица перестраивается согласно изменениям.

Как таблицы из Microsoft Excel отображаются в редакторе МойОфис

Теперь создадим такие же сводные таблицы встроенными средствами Microsoft Excel и LibreOffice, а потом откроем файлы в МойОфис и посмотрим на результат. Первым будет вариант от Microsoft Excel. Он использует те же данные и выглядит следующим образом:

При открытии файла в МойОфис проблем не замечено: таблица полностью сохранилась, все модули на месте. Однако предлагается обновить исходные данные.

После обновления в таблице появились дополнительные строки с итогами по каждому типу товаров, а также изменился порядок и оформление столбцов. В остальном, данные не изменились.

Как таблицы из LibreOffice отображаются в редакторе МойОфис

Посмотрим, как будет отображаться итоговая таблица, созданная средствами LibreOffice. Несмотря на то, что все настройки и положение полей выбраны по аналогии с тестовой сводной таблицей, созданной в МойОфис и Microsoft Excel, в LibreOffice вид таблицы отличается.

Практически так же она будет выглядеть в редакторе МойОфис, разве что пользователю при этом предлагается обновить данные.

После обновления строки с количеством продаж стали столбцами. В остальном, данные не изменились. Положение полей также можно менять, при этом вид таблицы динамически перерисовывается.

Заключение

В этой статье мы показали, как быстро и просто можно создавать сводные таблицы в "МойОфис Таблица". Файлы, сохранённые как в формате OOXML (.xlsx), так и ODF (.ods), открываются и редактируются в других популярных табличных редакторах с сохранением структуры данных таблицы и отсутствием ошибок чтения файлов. Вы сами можете проверить весь опыт из этой статьи, для этого просто скачайте исходник таблицы из публичного облака и проведите свой эксперимент по нашей методике в нужных вам редакторах.

Делитесь в комментариях своим опытом работы со сводными таблицами в обновленном редакторе "МойОфис Таблица". Мы всегда рады узнать мнение наших пользователей!