Эффективность — ваш враг

Есть большая вероятность, что причиной большинства проблем в вашей жизни и работе является недостаточная бездеятельность. В статье мы расскажем, как устроена бездеятельность и почему вам её нужно больше.

Представьте, что вы, фанат продуктивности, однажды заполучаете доступ к машине времени и решаете переместиться на несколько десятков лет назад в офис одного из своих старых героев бизнеса. Назовём его Тони.

Вы замаскировались под уборщика, посчитав, что нескольких дней наблюдения будет достаточно, чтобы раскрыть секрет невероятной продуктивности и трезвого принятия решений этого CEO. Вы хотите научиться привычкам и методикам, позволившим ему навсегда преобразовать всю его отрасль.

Попав в офис (разумеется, заполненный дымом сигарет), вы немного удивлены, что он совсем не похож на людской муравейник. На самом деле, окружающие вас люди практически ничего не делают. Рядом с офисом вашего героя его секретарша отдыхает за своим столом. Назовём её Глория. Похоже, она совсем ничем не занята. Вы в течение получаса наблюдаете, как она читает, приводит в порядок свой стол и болтает с проходящими мимо секретаршами. Они тоже не выглядят занятыми. Озадаченный тем, что Тони тратит свои деньги на бездельников, вы решаете остаться ещё на несколько часов.

Понаблюдав ещё немного, вы осознаёте, что первоначальное впечатление было совершенно ошибочным. Глория и в самом деле бо́льшую часть времени ничего не делает. Но как только от Тони поступает просьба, приказ или уведомление, она мгновенно приступает к делу. За считанные минуты она отвечает на звонок, отправляет письмо, меняет время встречи в расписании или находит нужный документ. Каждый раз, когда у него возникает проблема, она сразу же её решает. Ни Тони, ни Глория не создают никаких списков дел, не отправляют тикетов и не ждут электронных писем.

Благодаря этому рабочий день Тони проходит гладко и эффективно. Каждая минута его времени тратится на самую важную часть его работы — принятие решений, а не на тривиальные неудобства типа ожидания в очереди на почте.

Время, в которое Глория ничем не занята, не тратится впустую. Это время бездействия: избыток ресурсов, позволяющий обеспечивать отзывчивость и гибкость. Время бездействия важно, потому что благодаря нему у Глории никогда нет списка дел, которые нужно выполнить. Она может сразу же приступать к любой появившейся задаче. Цель Глории в том, чтобы обеспечить тот уровень занятости Тони, который ему нужен, а не в том, чтобы быть максимально занятой.

Если вы ощущали когда-нибудь стресс, перегруженность, погружение в статичность тогда, когда вам хочется изменений, или раздражение из-за того, что вы не можете реагировать на новые возможности, то вашей жизни нужно больше бездействия.

В книге "Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency" Том Демарко говорит, что большинство людей и организаций не может понять ценность бездействия. Хотя после публикации этой книги прошло примерно двадцать лет, её основная идея вечна.

Ваш враг — это стремление к максимальной эффективности

«Вы эффективны, если делаете что-то с минимальными тратами. Вы продуктивны, когда делаете что-то правильно».

Многие организации одержимы эффективностью. Они хотят быть уверенными, что каждый ресурс используется с максимальным КПД, а каждый сотрудник каждую минуту чем-то занят. Они нанимают специалистов, вынюхивающих мельчайшие намёки на пустую трату ресурсов.

Многие из людей тоже одержимы миражом абсолютной эффективности. Мы составляем расписание каждой минуты дня, гордимся собой за отказ от перерывов и ругаем себя за самые кратковременные моменты отвлечения от работы. Мы считаем сон, болезнь и выгорание неприемлемыми слабостями и боготворим тех, кто, как нам кажется, никогда им не подвержен. Однако такая точка зрения не позволяет понять, что продуктивность и эффективность — не одно и то же.

Абсолютная эффективность — это миф. Вернёмся к Глории и Тони. Представьте, что Тони решит дать ей больше работы, чтобы она тратила на труд все восемь часов своей смены. Будет ли это продуктивнее? Не думаю. Время бездействия позволяет ей мгновенно реагировать на его просьбы, таким образом продуктивно выполняя свою работу. Если Глория занята, Тони придётся ждать, из-за чего простаивает та работа, которую выполняет он. В результате этого они оба будут менее продуктивными.

Каждый раз, когда мы устраняем бездействие, это приводит к накоплению дел. Демарко пишет: "С практической точки зрения невозможно поддерживать стопроцентную занятость всех сотрудников организации без обеспечения некой буферизации за столом каждого сотрудника. Это означает, что у него появляется ящик со входящими, где накапливаются дела".

Многие из нас ожидают, что в работе не должно быть бездеятельности, потому что мы воспринимаем её отрицательно. В мире маниакального стремления к эффективности бездеятельность часто воспринимается как лень или отсутствие инициативы. Однако мы знаем, что без времени бездействия не сможем мгновенно приниматься за новые задачи, а если кто-то будет настаивать, что это нужно сделать, нам придётся бросать предыдущую работу. Так или иначе, что-то приходится откладывать. Повышение занятости вполне может быть бесполезным:

«Можно сделать организацию более эффективной, но она не станет при этом лучше. Именно это происходит, когда вы избавляетесь от бездействия. А ещё можно сделать организацию чуть менее эффективной, при этом значительно усовершенствовав её. Для этого нужно снова вернуть достаточное количество бездействия, чтобы организация могла дышать, обновлять себя и вносить необходимые изменения».

Определение бездеятельности

Демарко даёт следующее определение бездеятельности: это «степень свободы, необходимая для внесения изменений. Бездействие — природный враг эффективности, а эффективность — природный враг бездействия». В другой части книги он пишет: «бездействие представляет собой рабочую производительность, принесённую в жертву долговременной устойчивости».

Для иллюстрации концепции Демарко просит читателя представить игру «пятнашки» из пятнадцати пронумерованных плиток в коробке и одного пустого пространства, позволяющего сдвигать за раз одну плитку. Цель игры — поместить плитки по порядку номеров. Это пустое пространство — аналог бездействия. Если убрать его, то игра станет более эффективной, но «исчезнет нечто другое. Без пустого пространства пропадёт возможность перемещения плиток. Расположение плиток оптимально само по себе, но если время покажет, что это не так, вы никак не сможете его изменить».

Наличие небольшого пространства для манёвра позволяет нам реагировать на меняющиеся условия, экспериментировать и делать то, что может не сработать.

Бездействие состоит из избыточных ресурсов. Это могут быть время, деньги, люди на работе и даже прогнозы. Бездействие жизненно необходимо, потому что оно позволяет нам не оставаться запертыми в текущем состоянии без возможности реагировать или адаптироваться из-за отсутствия ресурсов.

Отсутствие бездействия вредит. Дефицит отягощает наш разум и тратит энергию, которую можно было использовать для более оптимального решения текущей задачи. Он усиливает влияние провалов и непредусмотренных последствий.

Слишком долгое бездействие мешает, из-за него ресурсы тратятся впустую, а людям становится скучно. Но в целом проблема отсутствия бездействия встречается гораздо чаще, чем проблема его избытка. Если при планировании проекта вы уделите бездействию слишком много времени, а проект завершится раньше задуманного, то в освободившееся время вы вряд ли будете просто просиживать штаны. Вероятно, вы решите восстановиться после предыдущего проекта, потребовавшего больше усилий, чем ожидалось, или поработаете над проектами, которые пока поставлены на паузу. Возможно, вы проанализируете, почему проект был таким удачным, и сделаете выводы на будущее. А может быть, время бездействия будет вашей наградой за качественную работу! Вы заслужили передышку.

Бездействие ещё и позволяет нам справляться с неизбежными ударами и неожиданностями в жизни. Если каждый час в нашем графике расписан, мы не сможем замедлиться, чтобы восстановиться после простуды, немного отвлечься на изучение нового навыка или потратить пару часов на технические сложности.

В общем случае, вам нужно больше бездействия, чем вы ожидаете. Если только у вас нет большого опыта, то ваши оценки длительности или сложности выполнения задач всегда будут слишком низкими. Большинство из нас воспринимают наилучшие сценарии как наиболее вероятные, которые неизбежно исполнятся, но так бывает редко.

Также нужно внимательно следить за тем, как быстро вы тратите ресурс бездействия, чтобы вовремя его восполнять. Например, можно заглядывать раз в неделю в календарь, чтобы убедиться, что в нём на каждый день всё ещё есть пустые прямоугольники, и что встречи не занимают время вашего бездействия. Задумайтесь о тех видах бездействия, которые вам наиболее важны, и регулярно их контролируйте. Если вы видите, что ресурс бездействия заканчивается, предпримите действия.

Время от времени вам может потребоваться отказаться от бездействия, чтобы воспользоваться преимуществами ограничений. Нехватка бездействия в течение короткого времени или в отдельной области может вынудить вас быть более изобретательным. Если вам не удаётся найти изобретательное решение, то попробуйте намеренно снизить бездействие. Например, выделите пять минут на мозговой штурм идей или задайтесь вопросом, что будет, если ваш бюджет снизится на 90%.

Однако чаще всего очень важно беречь своё бездействие. Лучше всегда стараться использовать его, иначе его попытаются украсть другие люди. Ставьте чёткие границы своей работы и следите за задачами, объём которых может увеличиваться.

Бездействие и изменения

В прошлом люди и организации иногда могли обходиться почти без бездействия, по крайней мере, какое-то время. Сегодня, когда бездействие становится всё более необходимым для выживания, мы всё настойчивей пытаемся избавиться от него ради эффективности. Для выживания требуются постоянные изменения и преобразования, для которых "необходим ресурс, дефицит которого сегодня как никогда велик. Этот ресурс, являющийся каталитическим ингредиентом изменений — бездействие". Демарко пишет:

«Бездействие — это время, когда происходит преобразование. Это время, когда вы не заняты на 100% выполнением оперативных задач компании. Бездействие — это время, когда вы заняты на 0%. Бездействие на всех уровнях необходимо для эффективной работы и роста организации. Это смазка для механизма изменений. Хорошие компании превосходно умеют изобретательно пользоваться бездействием. Плохие компании одержимы избавлением от него».

Только когда вы заняты на 0%, вы можете сделать шаг назад и получить более комплексное представление о вашей работе. Бездействие позволяет нам думать наперёд. Понимать, находимся ли мы на верной траектории. Размышлять над незамеченными проблемами. Обдумывать информацию. Решать, выбираем ли мы верные компромиссы. Делать вещи, которые не масштабируются и могут долгое время не приносить прибыль. Избегать плохих сделок.

Бездействие и продуктивность

Ирония в том, что в долговременной перспективе при наличии бездействия мы достигаем гораздо большего. Мы продуктивнее, когда не стремимся быть продуктивными постоянно.

Демарко говорит, что объём работы каждого человека в организации никогда не бывает статичным: «Всё ежедневно меняется. Это приводит к новой неравномерности нагрузки, у некоторых людей появляется дополнительная работа (их буфер увеличивается), у других снижается, потому что кто-то перед ними в цепи генерирует свою часть работы медленнее». Отсутствие бездействия истощает. Нам рано или поздно неизбежно понадобятся дополнительные ресурсы, которые нужно откуда-то брать.

Если мы спокойно воспринимаем то, что время от времени заняты на 0%, то это значит, что мы задумываемся над тем, делаем ли мы то, что нужно. Это совершенно противоположно тому, как мы хватаемся за первую попавшуюся задачу, чтобы никто не заподозрил нас в лени. Ожидание «постоянная занятость означает продуктивность» создаёт давление, мы вынуждены постоянно выглядеть занятыми и иметь буфер задач. Если мы видим, что наш буфер уменьшается, а мы хотим оставаться занятыми, то единственное возможное решение — работать медленнее.

Попытки устранения бездействия приводят к увеличению длительности выполнения работы. Свободного времени нет никогда, потому что вы всегда заполняете его.

Амос Тверски однажды сказал, что секрет хорошего исследования заключается в том, чтобы всегда быть немного недозагруженным; если вы не можете потратить на бездействие часы, то впустую потратите годы. Эти потраченные часы необходимы для того, чтобы разобраться, движетесь ли вы в нужном направлении.

---

На правах рекламы

Мощные VPS с защитой от DDoS-атак и новейшим железом. Всё это про наши эпичные серверы. Максимальная конфигурация — 128 ядер CPU, 512 ГБ RAM, 4000 ГБ NVMe. Создавайте собственную конфигурацию в пару кликов и меняйте параметры сервера в любой момент.

Подписывайтесь на наш чат в Telegram.