Удаленная работа против офисной: что дешевле для вашего бизнеса?

В пешей доступности от метро

Одна из основных статей расхода при открытии новой фирмы — аренда помещения. Его стоимость зависит от расположения, площади, удобств внутри, качества электропроводки, ближайшей парковки и т.д. Требований к офису масса, и чем больше из них выполняется, тем выше цена аренды.

Предположим, что мы хотим снять небольшой опенспейс где-то за Третьим транспортным кольцом — это не центр, но и не задворки столицы. Для пяти человек вполне хватит 80 квадратных метров: сюда входит кухня и одна переговорка.

Для примера возьмем офис в бизнес-центре недалеко от метро «Алексеевская». Аренда в месяц стоит 112 тысяч рублей — это средняя цена нормального помещения в районе. При этом мебели внутри нет, на нее нужно будет выделить еще 200-300 тысяч минимум. Конечно, можно найти вариант с креслами и столами, но в таком случае и стоимость аренды будет выше.

При удаленной работе, естественно, необходимость в офисе отпадает, так что этот пункт можно сразу вычеркнуть из сметы. Сотрудники будут работать из дома, кафе, коворкинга — оттуда, где им наиболее удобно этим заниматься. Но платить за их размещение не придется.

Аппаратное обеспечение

Вторая сложность для предпринимателя, открывшего новую контору, заключается в покупке компьютеров для своих сотрудников. Ноутбуки есть не у всех, к тому же не каждый готов таскать их на работу. Поэтому придется закупать аппаратное обеспечение в офис. Идеальный вариант — приобрести новое оборудование. И на этом пункте можно хорошо сэкономить с помощью Softline.

У компании есть услуга индивидуальной сборки компьютеров, а также услуга по аренде оборудования для сотрудников. Экспертиза команды, уникальный опыт в сборке, тестировании и установке программ позволяют разрабатывать конфигурации, точно соответствующие индивидуальным запросам клиентов.

В качестве примера можно привести готовый к работе ПК на базе процессора Intel Celeron G4900 и 4 ГБ оперативной памяти. В комплекте идут 22-дюймовый монитор, мышь и клавиатура — ничего покупать дополнительно не придется. Важно, что на компьютере уже установлена лицензионная операционная система Windows 10 Pro. Весь комплект продается всего за 26 990 рублей.

При формате работы home office сотрудникам тоже могут понадобиться компьютеры. При этом для удаленных работников важно выбрать мобильное устройство, которое при необходимости получится легко взять с собой. На сайте Softline большой выбор подобных девайсов: например, есть крошечные МиниПК — некоторые из них размером с коробку от смартфона, но их производительности вполне хватает для всех офисных задач. Что важно, можно выбрать совсем недорогие варианты — цены на МиниПК начинаются от 9 тысяч рублей. Предприниматель также может снабдить своих сотрудников бюджетными ноутбуками. На сайте Softline доступны модели, стоимость которых ниже, чем у полноценного ПК.

Еще для удаленных сотрудников требуется дополнительное оборудование в виде наушников с микрофоном и веб-камеры. Оба аксессуара нужны для общения с коллегами по видео- или аудиосвязи. Все эти гаджеты, естественно, тоже доступны на сайте компании.

Лицензионная ОС

Этот пункт одинаково важен как для офисных работников, так и для сотрудников на удаленке. Важно, чтобы человек работал на компьютере со свежей лицензионной операционной системой, иначе он рискует навредить всей команде. Старые версии Windows 7 сегодня практически не защищены от хакерских атак — их поддержка закончилась еще зимой, поэтому они больше не получают обновления безопасности. Как итог — возможна нестабильная работа, взломы, утечки информации и т.д.

Лучше всего сразу озаботиться этим вопросом и установить сотрудникам лицензионную «винду». На сайте Softline можно купить Windows 10 Pro — она поддерживает функции шифрования устройства BitLocker и дополнительную защиту от утечки данных Windows Information Protection. Поэтому «прошка» подходит для работы с важными файлами и документами. Список всех доступных ОС доступен по ссылке: там есть и различные версии Linux, и многие другие.

Офисные приложения

Предприниматели знают, что вести бизнес без системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) практически невозможно. Поэтому и на удаленной работе, и в офисе необходимо устанавливать программы для  оптимизации маркетинговых процессов и автоматизации стратегий взаимодействия с клиентами.

Например, для малого бизнеса вполне подойдет программа «Учет клиентов». В ней можно вести базы по клиентам, контролировать проведение финансовых операций, анализировать работу менеджеров и многое другое.

Огромную роль также играет ПО для организации работы сотрудников внутри стартапа. В качестве удобного решения можно выбрать Wrike. Этот сервис позволяет управлять различными задачами и подзадачами в реальном времени, раздавать сотрудникам общий доступ к файлам, делать отчеты по готовым шаблонам и проводить аналитику работы — возможностей и функций масса.

Еще одна необходимая программа для работы из дома — TeamViewer. Она позволяет удаленно подключаться к любым ПК и серверам, на которых установлено соответствующее ПО. Это нужно, чтобы системный администратор мог оперативно решать проблемы сотрудников.

Не менее важно следить за работой персонала, где бы кто ни находился. Для этих целей идеально подходит программа «Стахановец». Эта система позволяет мониторить посещенные сотрудником сайты и список используемых им сервисов. Она также ведет контроль присутствия и активности работников и их опозданий. Есть даже мониторинг звуковых переговоров в мессенджерах и распознавание речи — предприниматель сразу поймет, если кто-то начнет выносить рабочую информацию. Но «Стахановец» — не единственное средство контроля. Есть десятки других программ со схожей функциональностью.

Ну и куда же без стандартного пакета офисных программ для работы с текстами, таблицами и корпоративной почтой. В годовую подписку «Microsoft Office 365 бизнес стандарт» входят Word, Excel, PowerPoint, Outlook и OneNote, а также Access и Publisher (две последние для компьютеров на Windows). К тому же каждый пользователь получает по 1 ТБ облачного хранилища и собственный домен электронной почты.

Антивирусы

Если у компании есть конфиденциальные данные, то нужно позаботиться об их защите. Причем неважно, где работают сотрудники — дома или в офисе. И штатные средства Windows не всегда могут справиться с угрозой, поэтому лучше установить дополнительную преграду.

Как вариант — поставить антивирус «Kaspersky Endpoint Security для бизнеса». Он способен обнаружить и исправить уязвимости, а также зашифровать данные для предотвращения утечки с потерянного устройства.

Либо можно выбрать бизнес-версию NOD 32 от ESET, разработанную для файловых серверов, рабочих станций и почтовых шлюзов. ПО простое в использовании, но эффективное в поиске известных и неизвестных угроз. К тому же стоит дешевле предыдущего антивируса.

Так что дешевле? 

Организовать удаленную работу дешевле, чем сажать сотрудников в офис, поскольку из статьи расходов резко уходят многие пункты. Для офисного варианта нужно тратить немалые деньги на аренду помещения и закупку мебели. Однако окончательное решение, естественно, остается за предпринимателем.

Вложиться же в покупку лицензионной операционной системы и софта придется при любом раскладе — работать с пиратским ПО малому бизнесу просто опасно. И дело не только в хакерских угрозах: бесплатные программы могут работать нестабильно, тем самым ставя под угрозу весь прогресс.

Но важно понимать, что закупить качественное оборудование и лицензионное ПО сегодня не составляет труда. Благодаря таким ресурсам, как интернет-магазин Softline, одинаково легко приобрести аппаратное и программное обеспечение как для оснащения офиса, так и для организации удаленного доступа дома. Сайт позволяет оформить онлайн-заказ, а доставка оборудования осуществляется по всей России. Большинство популярных программных продуктов доставляются в формате электронных лицензий на email. 

Это тоже интересно:

• 8 бесплатных сервисов для эффективной работы из дома
• Обнулились: бесплатные интернет-услуги на время карантина